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El maestro de clientes
El maestro de clientes guarda las fichas de las empresas a las que usted factura. Es más sencillo que el de proveedores —no tiene condiciones de pago ni contacto— y su función es identificar al receptor en facturas y albaranes de venta.
Base de datos › Maestro de clientes
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La ficha, campo a campo
| Campo | Qué es | Obligatorio |
|---|---|---|
| NIF/CIF | El identificador fiscal del cliente. | Sí |
| Nombre Comercial | El nombre por el que se le conoce. | Sí |
| Razón Social | La denominación legal completa. | No |
| Dirección y Código Postal | Domicilio fiscal. | No |
| Cuenta Contable | La cuenta de cliente en su plan contable. | No |
| Cliente de Asesoría | La empresa gestionada a la que pertenece. | Solo en cuentas de asesoría |
El NIF es obligatorio
Aquí hay una diferencia con el maestro de proveedores que conviene retener: en la ficha de cliente el NIF/CIF es obligatorio; en la de proveedor, no.
Tiene sentido: un proveedor puede entrar solo, creado a partir de un documento del que quizá no se leyó bien el identificador. Un cliente, en cambio, se da de alta para emitirle documentos, y una factura de venta sin identificación fiscal del destinatario no es válida.
La cuenta contable
La ficha admite una única cuenta contable, que se elige con un buscador por código o por nombre dentro del plan contable de la cuenta.
Es la cuenta de cliente que recoge lo que se le debe a usted. A diferencia del proveedor, que tiene dos —deuda y gasto—, aquí basta con una.
Cliente de asesoría
En cuentas de asesoría contable, cada cliente pertenece a una de las empresas gestionadas. El campo se rellena con un buscador por NIF o por nombre, y el listado permite filtrar por él para trabajar sobre una sola empresa.
Es lo que mantiene separados los maestros de cada empresa gestionada.
Las acciones del listado
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Nuevo | Crea una ficha a mano. |
| Eliminar | Da de baja los clientes marcados. |
| Importar | Carga fichas desde un Excel o un CSV. |
| Exportar | Descarga el listado a Excel. |
El buscador localiza por NIF o razón social, y las columnas de NIF y razón social se pueden ordenar. Cada fila ofrece además editar y eliminar de forma individual.
El maestro de clientes no tiene unificación de duplicados, a diferencia del de proveedores y del de productos. Si aparecen fichas repetidas hay que eliminar la sobrante a mano, después de comprobar que no tiene documentos asociados.
Importar desde Excel
La importación admite Excel o CSV, de hasta cinco megas. El formato es más corto que el de proveedores:
| Columnas | Cuáles |
|---|---|
| Requeridas | NIF/CIF, Nombre Comercial |
| Opcionales | Razón Social, Dirección, Código Postal |
| Vínculo | Cliente Asesoría NIF, que asocia la ficha a su empresa gestionada automáticamente |
No hay columnas de contacto: el maestro de clientes no guarda correos ni teléfonos.
Es la vía normal para arrancar: cargar de una vez la cartera de clientes en lugar de darlos de alta según se les vaya facturando.
Diferencias con el maestro de proveedores
| Clientes | Proveedores | |
|---|---|---|
| NIF obligatorio | Sí | No |
| Cuentas contables | Una | Dos: proveedor y gasto |
| Datos de contacto | No | Sí: dos correos, dos teléfonos y WhatsApp |
| Condiciones de pago | No | Sí: método, condiciones y fecha |
| Unificar duplicados | No | Sí |
| Importar y exportar | Sí | Sí |
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No deja guardar la ficha | Falta el NIF/CIF o el nombre comercial: los dos son obligatorios. | Completar ambos. |
| Filas rechazadas al importar | Alguna fila no lleva NIF o nombre comercial. | Revisar el fichero y volver a importar. |
| El mismo cliente figura dos veces | Se dio de alta a mano y también por importación. | Eliminar la ficha sobrante: aquí no hay unificación. |
| Un cliente no aparece en el listado | Hay un filtro por cliente de asesoría activo. | Quitar el filtro. |
| Se busca el contacto del cliente y no está | El maestro de clientes no guarda correos ni teléfonos. | Gestionar ese dato fuera de la ficha. |