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Maestros y catálogos: en qué se diferencian
La aplicación guarda dos clases de datos fijos, y se confunden a menudo porque ambos son «listas de productos». La diferencia es de dónde salen: el maestro se construye con lo que llega en los documentos; el catálogo lo aporta usted.
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La regla que lo separa todo
Los maestros se alimentan de los documentos. El catálogo lo carga usted. Todo lo demás se deduce de ahí: qué se rellena solo, qué hay que mantener a mano, y qué pasa cuando un dato está mal.
Un proveedor nuevo aparece en el maestro de proveedores porque ha llegado una factura suya, no porque alguien lo diera de alta. Un producto aparece en el maestro de productos porque figuraba en una línea. En cambio, el catálogo externo no se llena solo: contiene sus referencias comerciales, y si nadie las carga, está vacío.
Las cinco listas
| Lista | De dónde sale | Para qué se usa |
|---|---|---|
| Maestro de productos | De las líneas de los documentos, más las altas manuales | Asignar el artículo del ERP a cada línea. |
| Maestro de proveedores | De los documentos recibidos | Identificar al emisor, y guardar su forma de pago y su contacto. |
| Maestro de clientes | De los documentos de venta, o por importación | Identificar al receptor en facturas y albaranes de venta. |
| Catálogo externo de productos | Lo carga el usuario | Ofrecer sus propias referencias al rellenar líneas. |
| Categorías de producto | Las crea el usuario | Clasificar los productos del maestro para analizarlos. |
Qué son los maestros
Un maestro es la ficha única de algo que aparece muchas veces en los documentos. En vez de repetir los datos de un proveedor en cada factura, se guardan una vez y todas las facturas apuntan a esa ficha.
Eso tiene dos consecuencias prácticas. La primera, buena: corregir la ficha corrige el dato en todas partes. La segunda, la que genera trabajo: el mismo proveedor puede entrar dos veces —con el nombre escrito de otra forma, o con el NIF mal leído— y entonces hay dos fichas donde debería haber una. Para eso existe la unificación.
El maestro de productos funciona igual. Un artículo que llega con dos descripciones distintas genera dos productos, y las estadísticas de compra quedan partidas por la mitad.
Qué es el catálogo externo
El catálogo externo es su lista de referencias comerciales: las que usted vende o gestiona, con su nombre, su SKU, su unidad y su IVA. No tiene nada que ver con lo que diga el documento de un proveedor.
Su función es la contraria a la del maestro: en vez de recoger lo que llega, propone lo que usted quiere que se escriba. Al rellenar la línea de un albarán de venta, los desplegables de descripción y de envase se alimentan de él.
Por eso se llama «externo»: es externo al documento. El nombre que ve el proveedor y el nombre que usa su empresa pueden no coincidir, y el catálogo es donde vive el suyo.
Las categorías, que no son ninguna de las dos
Las categorías —familias, materias primas y centros de coste— no son una lista de productos: son la clasificación que se aplica sobre el maestro de productos. Se crean una vez, a mano, y después se asignan.
Sin ellas el maestro sigue funcionando, pero los informes agregados por familia o por centro de coste quedan vacíos. Es trabajo de configuración inicial, no de mantenimiento diario.
Cuándo se toca cada uno
| Situación | Dónde se resuelve |
|---|---|
| Una línea no encuentra el artículo del ERP | Maestro de productos: dar de alta el artículo o corregir su código de referencia. |
| El mismo artículo aparece con dos nombres | Maestro de productos: unificar duplicados. |
| Hay que enviar un pedido por correo o WhatsApp | Maestro de proveedores: completar los datos de contacto. |
| Los vencimientos no se calculan | Maestro de proveedores: fijar la forma de pago y las condiciones. |
| El desplegable de descripción del albarán de venta está vacío | Catálogo externo: cargar las referencias. |
| Un informe por familia sale sin datos | Categorías: crearlas y asignarlas a los productos. |
En qué orden conviene montarlo
El orden importa, porque unas cosas dependen de otras:
- Categorías primero. Familias, después materias primas —que cuelgan de una familia— y centros de coste. Sin categorías creadas, los desplegables del producto aparecen vacíos.
- Proveedores y clientes. Se pueden importar desde Excel, lo que evita esperar a que lleguen documentos de todos ellos.
- Productos. Se irán creando solos con los documentos; lo que hay que hacer es asignarles categorías y unificar los duplicados que aparezcan.
- Catálogo externo, solo si se emiten albaranes o facturas de venta con referencias propias.