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Alta y edición de un producto
La ficha de un producto reúne tres bloques de datos: quién es —descripción y códigos—, cómo se mide —unidades y conversor— y cómo se clasifica —familia, materia prima, centro de coste y marca—.
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Identidad del producto
| Campo | Qué es | Nota |
|---|---|---|
| Descripción | El nombre del artículo. | Es el campo por el que se busca y por el que se le reconoce en las líneas. |
| Código Proveedor | La referencia del proveedor. | Ayuda al reconocimiento cuando la descripción varía entre documentos. |
| Código Referencia (ERP) | El código en su sistema de gestión. | Puede estar bloqueado. Ver el apartado siguiente. |
La descripción es el dato que más trabaja. Conviene escribirla de forma estable y reconocible —el mismo criterio para todos los productos—, porque de ella depende que el artículo se encuentre al asignarlo en una línea.
El código de referencia del ERP
Con un ERP conectado, este campo no se edita desde aquí. La propia ficha lo advierte: «Con un ERP conectado, este código se asigna al editar la línea del albarán».
Es deliberado. Con SAP, Ágora o ICG, el código de referencia lo escribe el propio sistema al asignar el artículo del catálogo en la línea de un documento. Si se pudiera teclear aquí, se introducirían códigos que el ERP no reconoce, y el envío fallaría más tarde y en otro sitio, donde la causa ya no se ve.
La vía correcta es siempre la misma: abrir el documento, asignar el artículo del catálogo en la línea, y dejar que el código llegue solo a la ficha.
Tipo de IVA
El tipo de IVA se elige de una lista cerrada. Es el valor que heredan las líneas de documento que usen este producto: en el diálogo de asignación aparece como campo de solo lectura.
Un producto sin tipo de IVA hace que la línea muestre Sin configurar. No es un aviso decorativo: el sistema no supone un tipo por defecto, precisamente para no generar un asiento incorrecto.
Unidades y conversor
Tres campos que se usan juntos y solo tienen sentido en conjunto:
| Campo | Qué representa |
|---|---|
| Unidad proveedor | La unidad en la que factura el proveedor: caja, garrafa, saco. |
| Unidad deseada | La unidad en la que su empresa quiere contabilizarlo: kilo, litro, unidad. |
| Conversor | Cuántas unidades deseadas hay en una del proveedor. |
Si el proveedor factura cajas de doce botellas y usted quiere botellas, la unidad del proveedor es la caja, la deseada es la unidad y el conversor es doce.
Rellenarlos aquí evita repetir la conversión en cada línea: el dato queda asociado al producto y se aplica a los documentos siguientes.
Categorías
Cuatro clasificaciones, todas opcionales:
- Familia, la clasificación de primer nivel.
- Materia Prima, que cuelga de una familia: el desplegable no se activa hasta haber elegido familia.
- Centro de Coste, para repartir el gasto por área.
- Marca.
Si los desplegables aparecen vacíos, es porque no hay categorías creadas. La aplicación lo indica: «Para seleccionar categorías, primero debe crearlas desde Configuración > Categorías de Producto».
Guardar
Al guardar, la aplicación confirma con «Producto creado correctamente» o «Producto actualizado correctamente» según el caso. Si algo falla, el aviso es explícito —«Error al crear el producto»— y el diálogo permanece abierto con los datos introducidos.
Los cambios en una ficha afectan a los documentos futuros. Los ya procesados conservan lo que tenían.
Cuándo crear un producto a mano
La mayoría de los productos se crean solos, al llegar en una línea de documento. El alta manual tiene sentido en tres casos:
- Preparar el catálogo antes de recibir documentos, cuando se arranca la cuenta y ya se conocen los artículos habituales.
- Artículos que no llegan por documento: conceptos internos, servicios, o productos que se registran a mano en una línea nueva.
- Sustituir un producto dado de baja por error.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El código de referencia no se deja escribir | La cuenta tiene un ERP conectado y el código lo asigna él. | Asignar el artículo en la línea del documento; el código llega solo. |
| El desplegable de materia prima está apagado | No se ha elegido familia. | Elegir primero la familia. |
| Todos los desplegables de categoría están vacíos | No hay categorías creadas en la cuenta. | Crearlas en Categorías de Producto, o importarlas desde Excel. |
| Las líneas siguen mostrando el IVA sin configurar | El producto no tiene tipo de IVA. | Asignarlo en la ficha. Afecta a las líneas siguientes. |
| La conversión no se aplica en las líneas | Falta alguno de los tres campos: unidad proveedor, unidad deseada o conversor. | Completar los tres. Con uno vacío no hay conversión posible. |