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Cuenta contable e IVA de la línea
Además del artículo, una línea puede llevar cuenta contable y tipo de IVA. Ninguno de los dos se escribe libremente: el IVA se hereda del artículo y la cuenta se elige de un catálogo. Lo que cambia entre unas cuentas y otras es cuáles de esos datos son obligatorios.
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El IVA de compra del ERP
El campo IVA compra ERP del diálogo de asignación es de solo lectura. No se decide en la línea: se muestra el tipo que tiene configurado el artículo seleccionado. Cambiar el IVA de una línea, por tanto, se hace cambiando el artículo o corrigiendo la ficha del artículo en el catálogo.
Los tipos que maneja el catálogo propio son los cuatro vigentes en España:
| Tipo | Uso habitual |
|---|---|
| 21 % | Tipo general. |
| 10 % | Tipo reducido. |
| 4 % | Tipo superreducido. |
| 5 % | Tipo aplicado a determinados suministros. |
Cuando la cuenta trabaja contra un ERP que gestiona sus propios tipos, el porcentaje que se muestra es el que ese sistema tiene definido para el artículo, no el del esquema anterior. Se presenta ya convertido a porcentaje para que se lea como tal.
Cuando el IVA aparece sin configurar
El campo puede mostrar Sin configurar. Significa exactamente eso: el artículo seleccionado no tiene tipo de IVA definido. La aplicación no supone un 21 % por defecto, deliberadamente, porque un tipo inventado produce un asiento incorrecto.
Se resuelve en el catálogo de artículos, asignando el tipo de IVA a la ficha del artículo. A partir de ahí, todas las líneas que usen ese artículo lo mostrarán.
Si el aviso aparece justo después de dar de alta el artículo en el ERP, actualice la lista de artículos con la acción de refresco del diálogo: el dato puede no haber llegado todavía.
La cuenta contable de la línea
En cuentas integradas con SAP, cada línea dispone de un campo Cuenta SAP. Es un buscador sobre el plan contable: se escribe parte del código o del nombre y se elige de la lista, que muestra código y descripción.
La cuenta convive con el artículo: no son alternativas. Una línea puede llevar artículo, cuenta, o los dos, según lo que exija el tipo de documento.
Qué ocurre si la cuenta se deja vacía
La propia pantalla lo indica bajo el campo: «Si se deja vacío, SAP deduce la cuenta del artículo o usa su cuenta por defecto.»
Es decir, dejarla vacía no es un error en sí mismo. Es la opción correcta cuando el artículo ya tiene su cuenta asociada en el ERP y no se quiere sobrescribir. Se rellena cuando esa línea concreta debe ir a una cuenta distinta de la habitual del artículo.
Qué exige cada tipo de documento
Los requisitos de línea no son los mismos para todos los tipos. Esta es la regla que aplica el envío:
| Tipo de documento | Artículo | Cuenta | Lote |
|---|---|---|---|
| Factura de compra | Obligatorio | Obligatoria | Según el artículo |
| Factura de transporte | Obligatorio | Obligatoria | No aplica |
| Factura de gasto | No se pide | Obligatoria | No aplica |
De aquí sale una de las dudas más repetidas: por qué una factura de gasto se envía sin asignar artículos y una de compra no. No es una incidencia; es la regla de cada tipo.
El caso particular de las facturas de gasto
En facturas de gasto integradas con SAP, el diálogo ni siquiera muestra el buscador de artículos ni el código de referencia. Solo queda a la vista la cuenta contable.
Es coherente con el modelo: un gasto se imputa a una cuenta, no a un artículo de almacén. Buscar el campo de artículo en ese tipo de documento es buscar algo que, por diseño, no está.
IVA de línea frente a IVA del documento
Conviene separar dos cosas que se confunden a menudo:
| Concepto | Dónde vive | Para qué |
|---|---|---|
| Tipo de IVA del artículo | En la línea, heredado del catálogo | Que el ERP contabilice la línea con el tipo correcto. |
| Desglose de IVA del documento | En la cabecera | Cuadrar bases, cuotas y total de la factura. |
El desglose fiscal del documento —bases por tipo, cuotas, retenciones y recargo— se revisa en la cabecera, no en las líneas. Las líneas aportan el importe; la cabecera, la fiscalidad.
Por eso la lista de artículos no ofrece una columna de IVA en el selector de columnas: el dato que hay que cuadrar está en la cabecera.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El IVA de la línea aparece como Sin configurar | El artículo del catálogo no tiene tipo de IVA. | Asignarlo en la ficha del artículo. Afecta a todas las líneas futuras. |
| El buscador de cuentas no devuelve resultados | Búsqueda con menos caracteres de los necesarios, o plan contable sin sincronizar. | Escribir más caracteres del código o del nombre; si sigue vacío, revisar la conexión con el ERP. |
| La línea se contabiliza en una cuenta que no es la esperada | La cuenta se dejó vacía y el ERP la ha deducido del artículo. | Indicar la cuenta expresamente en esa línea. |
| No aparece el campo de artículo | Es una factura de gasto: solo se pide cuenta. | Es el comportamiento correcto. Completar la cuenta. |
| El envío se rechaza por falta de datos de línea | Alguna línea no cumple los requisitos de su tipo de documento. | Revisar línea a línea artículo, cuenta y, en facturas de compra, el lote. |