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Lote y fecha de caducidad
El lote y la fecha de caducidad son datos de trazabilidad que viajan con la línea. Se registran como texto, y su presencia depende del tipo de documento: no se piden en todos.
Documento › pestaña de artículos › columnas Lote y Fec. Cad.
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Dónde aparecen
Las dos columnas se rigen por el tipo de documento y no obedecen a la selección de columnas guardada. Aunque el usuario las hubiera marcado o desmarcado en otro documento, la regla del tipo manda:
| Tipo de documento | Lote | Fec. Cad. |
|---|---|---|
| Factura de compra | Siempre visible | Disponible |
| Factura de gasto | Oculto | Disponible |
| Factura de transporte | Oculto | Oculta |
| Albaranes | Oculto | Disponible |
| DUA | Oculto | Disponible |
El criterio es sencillo: el lote se gestiona donde se contabiliza la compra de mercancía, que es la factura de compra. Y una factura de transporte no mueve género, por lo que ninguna de las dos columnas tiene sentido en ella.
El lote
El lote identifica el conjunto de unidades fabricadas o envasadas en las mismas condiciones. Es el dato que permite, ante una incidencia sanitaria o de calidad, saber exactamente qué mercancía está afectada y a qué clientes se entregó.
En la aplicación es un campo de texto libre en la línea. Se rellena escribiendo directamente sobre la celda y se guarda con el botón Guardar del listado, junto al resto de líneas.
Sectores donde deja de ser opcional: alimentación, bebidas, farmacia, cosmética, productos químicos y todo lo sujeto a normativa de trazabilidad.
La fecha de caducidad
La columna Fec. Cad. registra la caducidad o el consumo preferente del lote recibido. También es un campo de texto libre.
Se usa para dos cosas: controlar la rotación de existencias —dar salida antes a lo que antes caduca— y detectar en recepción una mercancía con vida útil menor de la pactada con el proveedor, que es motivo de rechazo o de reclamación.
Formato: se guarda tal cual
Los dos campos son texto. La aplicación no convierte ni valida formatos de fecha: guarda exactamente lo que se escriba. Escribir 03/09/26 no se transforma en una fecha normalizada.
La consecuencia práctica importa: si el destino de estos datos es el ERP, el formato que hay que escribir es el que espera el ERP, no el que resulte cómodo. Y conviene usar siempre el mismo dentro de la organización, porque un campo de texto con tres formatos distintos es un campo que no se puede explotar después.
Recomendación operativa: fijar un formato único —por ejemplo, cuatro cifras para el año— y documentarlo internamente. Es el tipo de acuerdo que evita meses de datos inservibles.
De dónde sale el dato
Cuando el proveedor imprime el lote y la caducidad en la línea del documento, la lectura los recoge y aparecen ya rellenos. Es lo habitual en albaranes de sectores con trazabilidad obligatoria.
Cuando el proveedor los imprime en otro sitio —en una etiqueta, al pie del documento, o solo en la caja física— no hay nada que leer y el campo llega vacío. En ese caso hay que introducirlo a mano.
No existe una corrección automática para estos dos campos: las correcciones de columna actúan sobre cantidad, precio y descuento, no sobre lote y caducidad.
Por qué el ERP los exige
En las cuentas integradas con SAP, la línea de una factura de compra debe llevar artículo, cuenta contable y, cuando el artículo está gestionado por lotes, lote. Sin él, el envío se rechaza.
Es el motivo por el que la columna de lote se fuerza visible en las facturas de compra: si estuviera oculta por la selección de columnas del usuario, el dato faltaría sin que se viera la causa.
El rechazo del ERP por falta de lote se reconoce porque el documento vuelve con un error de línea y la línea implicada no tiene ese campo relleno.
Varios lotes en una misma línea
Un mismo artículo puede llegar en un único renglón del documento pero repartido en varios lotes. El campo admite un valor por línea, de modo que la forma correcta de registrarlo es dividir la línea: una línea por lote, con la cantidad correspondiente a cada uno.
- Ajuste la cantidad de la línea original al primer lote y rellene su campo de lote.
- Añada una línea nueva con el mismo artículo, la cantidad del segundo lote y su lote.
- Compruebe en la barra de totales que la suma de importes sigue cuadrando con el documento.
- Guarde.
Escribir dos lotes separados por una barra en el mismo campo es una solución aparente: el ERP lo tratará como un único lote con un nombre extraño, y la trazabilidad quedará inservible.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| La columna Lote no aparece | El documento no es una factura de compra. | Es el comportamiento previsto. En otros tipos el lote no se gestiona. |
| La columna Lote aparece aunque estaba desmarcada | En facturas de compra se fuerza visible. | Es deliberado: sin ese dato el envío al ERP falla. |
| El lote llega vacío en todos los documentos de un proveedor | Ese proveedor no lo imprime en la línea. | Introducirlo a mano, o pedir al proveedor que lo detalle por línea. |
| El ERP rechaza la fecha de caducidad | El formato escrito no es el que espera el destino. | Escribirla en el formato del ERP. El campo no la convierte. |
| Una línea agrupa mercancía de dos lotes | El proveedor la facturó en un solo renglón. | Dividirla en dos líneas, una por lote. |