Documentación/ Revisar los artículos del documento/ Estado de los artículos
El estado de los artículos
Las líneas tienen estado propio, y el documento muestra un resumen de todas ellas. Ese resumen es lo que decide si un documento puede enviarse al ERP: un documento con artículos pendientes de validar no sale.
Documento › pestaña de artículos › columna Estado · y columna de estado de artículos del listado
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Dos niveles: línea y documento
Conviene distinguirlos desde el principio, porque tienen nombres parecidos:
| Nivel | Dónde se ve | Qué indica |
|---|---|---|
| Línea | Columna Estado dentro de la lista de artículos, en albaranes de compra | La situación de esa línea concreta. |
| Documento | Columna de estado de artículos en el listado de documentos | El resumen de todas sus líneas. |
El estado no se edita a mano. Lo calcula el sistema a partir de los datos de la línea y se actualiza al guardar.
El resumen del documento
El listado de documentos muestra el estado de artículos con tres valores posibles:
| Valor | Se muestra como | Significado |
|---|---|---|
| Artículos pendientes | REV_ARTICULO | Hay líneas sin validar. Es el aviso de mayor prioridad. |
| Totales a revisar | REV_TOTALES | Los artículos están, pero los importes no cuadran. |
| Correcto | Artículo OK | Todas las líneas están validadas. |
Cuando un documento aún no tiene ese cálculo hecho, la columna muestra un guion. No es un error: significa que todavía no hay estado de artículos que resumir.
Cómo se decide el resumen
El resumen no es una media: es una prioridad. Se aplica en este orden:
- Artículos pendientes de validar. Basta con que una línea lo esté para que el documento entero se marque así.
- Totales a revisar. Si no hay artículos pendientes pero los importes no cuadran.
- Correcto. Solo cuando no se cumple ninguna de las dos anteriores.
De ahí una consecuencia práctica: corregir los totales no cambia el aviso mientras quede una línea sin artículo asignado. Primero se resuelven los artículos; después se ve si aún queda un problema de importes.
Los estados de línea
Dentro de la lista de artículos, en albaranes de compra, cada línea muestra su propio estado. Estos son los valores y lo que indica cada uno:
| Estado | Qué indica |
|---|---|
| Revisar artículo | La línea no tiene artículo del ERP asignado, o el asignado no es válido. |
| Artículo OK | La línea tiene artículo asignado y correcto. |
| Revisar totales | Los importes de la línea no cuadran con el documento. |
| Revisar suma de items | La suma de las líneas no coincide con la base del documento. |
| Revisar importe total | El total calculado no coincide con el del documento. |
| Faltan campos relevantes | La línea está incompleta para su tipo de documento. |
| Registrado | La línea se ha grabado y aún no ha pasado validaciones. |
| Validaciones aprobadas | La línea ha superado las comprobaciones automáticas. |
| Aprobado por el usuario | Un usuario ha dado la línea por buena. |
| Rechazado por el usuario | Un usuario la ha rechazado. |
| Materia prima correcta | La clasificación de materia prima es la esperada. |
| Materia prima incorrecta | La clasificación de materia prima no cuadra. |
| Enviado al ERP | La línea ya se ha transmitido al sistema de gestión. |
| Error de obra | El proyecto u obra asignado no es válido. |
No todos aparecen en todas las cuentas: los estados de materia prima y de obra solo tienen sentido donde esas clasificaciones se usan.
Qué impide el envío al ERP
Al enviar documentos, el sistema los rechaza si tienen líneas sin validar y lo comunica con el motivo «Artículos pendientes de validar». El documento no se transmite, y no se transmite ninguna de sus líneas: el envío es del documento completo.
Este control es intencionado. Enviar una factura con líneas sin artículo asignado produciría en el ERP un asiento incompleto que después habría que corregir allí, que es siempre más caro que corregirlo antes de enviar.
Antes de un envío en bloque, filtre el listado por el estado de artículos y resuelva primero los documentos marcados como pendientes. Evita que el lote entero devuelva errores.
Cómo se pasa a artículos correctos
- Abra el documento y vaya a la pestaña de artículos.
- Localice las líneas cuya insignia ERP muestra un guion, o cuyo estado indica que hay que revisar el artículo.
- Asigne el artículo del catálogo en cada una de ellas.
- Complete lo que exija el tipo de documento: cuenta contable y, en facturas de compra, lote.
- Guarde. El estado se recalcula y el documento actualiza su resumen.
Si tras asignar todos los artículos el documento pasa a totales a revisar, el problema ya no está en los artículos sino en los importes: compruebe la barra de totales de la lista contra la base imponible de la cabecera.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El documento sigue pendiente tras corregir los importes | Queda al menos una línea sin artículo asignado, y ese aviso tiene prioridad. | Asignar los artículos que falten. El resumen se recalcula al guardar. |
| La columna Estado no aparece en la lista de artículos | Solo se muestra en albaranes de compra. | Es el comportamiento previsto. En otros tipos se usa el resumen del listado. |
| El estado de artículos muestra un guion | El documento aún no tiene ese cálculo. | Abrir el documento y guardar sus líneas para que se recalcule. |
| El envío devuelve Artículos pendientes de validar | Hay líneas sin artículo asignado. | Resolverlas antes de reenviar. El documento no sale a medias. |
| Una línea queda en error de obra | El proyecto asignado a la línea no es válido en el ERP. | Corregir el proyecto de la línea desde el diálogo de asignación. |