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Asignar el artículo del ERP a una línea
El proveedor llama a un producto de una forma y el sistema de gestión de otra. La asignación establece la equivalencia: qué artículo del ERP corresponde a esta línea. Sin ella, muchos destinos rechazan el envío.
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Para qué sirve
Un documento se envía al sistema de gestión línea a línea. Para que el destino acepte la línea necesita saber de qué artículo suyo se trata: la descripción del proveedor no le sirve.
La asignación aporta ese dato. Es lo que convierte una línea legible en una línea integrable.
Buscar el artículo
El campo de artículo del ERP funciona por búsqueda. La propia pantalla lo indica: hay que escribir al menos tres caracteres para que aparezca la lista de artículos del ERP. Seleccionado uno, se muestra su código de referencia.
Si al escribir no aparece nada, compruebe primero que ha introducido tres caracteres. Es la causa más frecuente de que la lista parezca vacía.
La búsqueda opera sobre el catálogo de artículos del ERP tal como está sincronizado en la cuenta: si un artículo es nuevo en el ERP y aún no se ha sincronizado, no aparecerá.
Los campos del bloque
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Artículo del ERP | Nombre del artículo en el sistema de gestión. |
| Código de referencia del ERP | Se rellena al seleccionar el artículo. |
| Código EAN | Código de barras, si consta. |
| IVA de compra del ERP | Tipo impositivo con el que el ERP debe registrar la línea. Se introduce como número: 21; 7,5. |
| Cuenta | Cuenta contable de la línea en el destino. |
| Familia y materia prima | Clasificación del artículo en el maestro propio. |
Los campos no cumplimentados aparecen indicados como no configurados, en lugar de en blanco, para distinguir lo que falta de lo que está vacío a propósito.
Solo del catálogo
En las cuentas integradas con SAP, el artículo debe elegirse de la lista: el campo no admite texto libre. Escribir un nombre que no exista en el catálogo no crea nada y provoca el rechazo del envío.
El motivo es que el destino solo acepta referencias que existan en su propio maestro. Si el artículo no está, hay que darlo de alta en el ERP y sincronizar, no inventarlo aquí.
La cuenta de la línea
Junto al artículo se puede indicar la cuenta contable con la que debe registrarse la línea en el destino.
La aplicación advierte de su comportamiento por defecto: si se deja vacía, el sistema de destino resuelve la cuenta a partir del artículo o de su cuenta predeterminada. No es obligatorio rellenarla siempre; sí lo es cuando esa línea debe ir a una cuenta distinta de la habitual.
Qué exige cada tipo de documento
Los requisitos de línea no son los mismos para todos los tipos. En integraciones como SAP:
| Tipo de documento | Qué necesita cada línea |
|---|---|
| Factura de compra | Artículo, cuenta y, cuando aplica, lote. |
| Factura de transporte | Artículo y cuenta. |
| Factura de gasto | Solo cuenta: no requiere artículo. |
Por eso una factura de gasto puede enviarse sin asignar artículos, y una de compra no. El detalle por integración está en la sección de integraciones.
Se recuerda
La equivalencia entre la descripción del proveedor y el artículo del ERP queda registrada en el maestro de productos. En documentos posteriores, ese mismo artículo del mismo proveedor se asigna solo.
Es el motivo de que la primera factura de un proveedor exija asignar muchas líneas y las siguientes casi ninguna.