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Los códigos del artículo
Una línea puede llevar varios códigos, y se confunden con facilidad porque todos son «el código del artículo». Son cosas distintas: uno lo pone el proveedor, otro lo pone su ERP y otro lo pone el sistema.
Documento › pestaña de artículos › columnas Código, ERP y Nº Registro
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Los códigos, de un vistazo
| Código | Quién lo pone | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Código | El proveedor, en su documento | Identificar el artículo en el catálogo del proveedor. Es dato de lectura. |
| Código referencia ERP | Su ERP | Que la línea entre en el ERP asociada al artículo correcto. |
| Nº Registro | El sistema | Identificar la línea de forma interna. No se edita. |
| #Pedido | El proveedor o el usuario | Enlazar la línea con el pedido de compra correspondiente. |
| Código TARIC / NC | El documento aduanero | Clasificación arancelaria. Solo en documentos DUA. |
Código del proveedor
La columna Código recoge la referencia que el proveedor imprime en su documento junto a la descripción del artículo. Es un dato leído: no se valida contra ninguna lista, y puede quedar vacío si el proveedor no lo detalla.
Su utilidad práctica es doble. Sirve para localizar el artículo en el catálogo del proveedor cuando la descripción es ambigua, y sirve como criterio de reconocimiento: cuando un mismo artículo llega siempre con el mismo código de proveedor, la asignación al artículo del ERP se vuelve estable.
Conviene no corregirlo para que se parezca al código propio. Debe reflejar lo que dice el documento; el código propio tiene su lugar, que es el siguiente.
Código de referencia del ERP
Es el código con el que el artículo existe en su sistema de gestión. Se ve en la columna ERP como una insignia: con valor cuando la línea tiene artículo asignado, y con un guion cuando no lo tiene. Es la forma más rápida de ver, de un golpe de vista, qué líneas están listas para enviar y cuáles no.
Se asigna desde el diálogo de asignación de artículos, eligiendo el artículo del catálogo. Al seleccionarlo, el código de referencia aparece solo.
Con SAP el código de referencia no se puede escribir a mano: es un campo de solo lectura que se rellena al elegir el artículo del catálogo. Es deliberado —un código inventado hace fallar el envío— y por eso el buscador de artículos tampoco admite texto libre en esas cuentas.
Una línea sin código de referencia no impide guardar el documento, pero sí impide, en la mayoría de destinos, que el documento se envíe al ERP.
Número de registro
La columna Nº Registro es un identificador que asigna el sistema a la línea. Es de solo lectura y aparece con un guion cuando la línea aún no lo tiene.
No hay que gestionarlo. Su interés es de soporte: es el dato que permite identificar sin ambigüedad una línea concreta cuando se reporta un problema sobre ella.
No viene marcada por defecto en el selector de columnas; hay que activarla si se necesita.
Número de pedido
La columna #Pedido guarda la referencia del pedido de compra al que corresponde la línea. Puede venir leída del documento, cuando el proveedor la imprime en la línea, o escribirse a mano.
Es texto libre y no se valida contra los pedidos registrados en la aplicación. Su función es de trazabilidad: permite reconstruir qué pedido dio lugar a cada línea recibida.
Código TARIC y país de origen
En documentos de tipo DUA la columna Código cambia de rótulo y pasa a llamarse Código TARIC / NC: es la clasificación arancelaria de la mercancía, no una referencia comercial. Junto a ella aparece País de origen, que en ese tipo de documento se muestra siempre, sin depender del selector de columnas.
Ambos campos son texto libre. La aplicación no comprueba que el código exista en la nomenclatura combinada: recoge lo que figura en el documento aduanero.
Matrícula
La columna Matrícula identifica el vehículo asociado a la línea. Aparece en facturas de transporte y en cuentas con gestión agrícola, donde el reparto por vehículo es parte del dato.
Es texto libre, sin formato obligado. Se usa para repartir costes por vehículo y para cruzar la facturación del transportista con los portes efectivamente realizados.
El atajo de información adicional
En determinadas configuraciones, cada línea ofrece un segundo botón que abre un diálogo reducido de información adicional: muestra la descripción del artículo, sin posibilidad de cambiarla, y permite editar únicamente el código de referencia.
Es un atajo para el caso concreto de corregir un código de referencia ya asignado, sin pasar por el diálogo completo de asignación. Guarda solo esa línea.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| La insignia ERP muestra un guion en todas las líneas | El documento no tiene artículos asignados. | Asignar el artículo línea a línea desde el diálogo de asignación. |
| El código de referencia no se deja escribir | La cuenta trabaja contra SAP: el campo es de solo lectura por diseño. | Elegir el artículo en el buscador del catálogo; el código se rellena solo. |
| El código del proveedor llega vacío | El documento no lo detalla en la línea. | No es un error. La asignación al ERP se hace por descripción. |
| Se ha asignado el artículo equivocado | Descripciones parecidas entre artículos del catálogo. | Volver al diálogo de asignación y elegir el correcto. El código de referencia se sustituye. |
| El ERP rechaza la línea aunque hay código | El artículo existe, pero le falta la cuenta contable o el lote que exige ese tipo de documento. | Revisar los requisitos por tipo de documento antes de reenviar. |