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Formas de pago y vencimientos del proveedor
Tres campos de la ficha del proveedor deciden cuándo y cómo se paga: método de pago, condiciones de pago y fecha de pago. Puestos una vez, dejan de tener que indicarse factura a factura.
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Método de pago
Es cómo se paga. Se elige de una lista cerrada de seis opciones:
| Método | Uso habitual |
|---|---|
| Efectivo | Compras menores, pago inmediato. |
| Tarjeta | Suministros y compras puntuales. |
| Transferencia | El método habitual entre empresas. Se paga en la fecha acordada. |
| Domiciliación bancaria | El proveedor carga en cuenta al vencimiento. Requiere vigilar el saldo. |
| Cheque | Entrega física de un documento de pago. |
| Pagaré | Compromiso a fecha futura, habitual en plazos largos. |
Al ser una lista cerrada, todas las fichas hablan el mismo idioma: se puede filtrar y agrupar por método sin que aparezcan variantes escritas de veinte formas distintas.
Condiciones de pago
Son a cuántos días se paga. También es una lista cerrada:
| Condición | Significado |
|---|---|
| Contado | Pago inmediato, sin aplazamiento. |
| 7 días | Una semana. |
| 15 días | Media mensualidad. |
| 30 días | El plazo más frecuente entre empresas. |
| 45 días | Plazo intermedio. |
| 60 días | Límite general de la normativa española de morosidad para operaciones comerciales. |
| 90 días | Plazo largo, habitual en algunos sectores. |
| 120 días | El plazo más largo disponible. |
La aplicación no comprueba si el plazo pactado cumple la normativa de morosidad. Guarda lo que se le indique: la validación legal del plazo es una decisión de su empresa.
Fecha de pago
Es una fecha concreta asociada al proveedor, que se elige en un calendario y se muestra en el listado con el formato de día, mes y año.
Su uso típico es el proveedor que cobra siempre el mismo día del mes —una cuota, un alquiler, un mantenimiento— en lugar de a tantos días de cada factura.
Cómo se traduce en un vencimiento
La ficha del proveedor aporta el criterio; el vencimiento concreto de cada factura vive en el documento:
- El proveedor define el criterio por defecto: método y plazo.
- Cada factura calcula su vencimiento a partir de su propia fecha.
- En la cabecera del documento se puede corregir ese vencimiento cuando el caso concreto se aparte del criterio general.
Cambiar las condiciones en la ficha afecta a lo que llegue después. Los documentos ya procesados conservan el vencimiento que tenían: si hay que rectificarlos, se hace en cada documento.
Verlo en el listado
El listado de proveedores muestra tres columnas dedicadas a esto —fecha de pago, método y condiciones—, con sus etiquetas ya traducidas. Sirve para auditar de un vistazo qué proveedores están sin configurar.
El buscador encuentra también por el texto que se ve en pantalla, de modo que escribir «30 días» o «Transferencia» localiza a los que tienen esa condición.
Cómo configurarlo bien
- Empiece por los proveedores de más volumen. Veinte fichas bien configuradas suelen cubrir la mayor parte del gasto.
- Configúrelo al importar. Si carga los proveedores desde Excel, revisar después las condiciones en bloque es más rápido que hacerlo ficha a ficha.
- Use la fecha de pago solo cuando aplique. Para el caso general —a tantos días de factura— lo correcto son las condiciones, no una fecha fija.
- Revíselo tras renegociar. Un plazo que cambió de 30 a 60 días y no se actualizó descuadra la previsión de tesorería durante meses.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Las facturas no traen vencimiento | El proveedor no tiene condiciones de pago configuradas. | Fijarlas en la ficha. Los documentos anteriores se corrigen uno a uno. |
| El vencimiento sale con una fecha distinta de la esperada | El documento tiene su propio vencimiento, corregido o leído del papel. | Revisarlo en la cabecera del documento. |
| No aparece el plazo que se necesita | La lista es cerrada y llega hasta 120 días. | Elegir el más próximo y ajustar el vencimiento en cada documento. |
| Cambiar las condiciones no arregló las facturas antiguas | La ficha rige para lo que llegue después. | Corregir el vencimiento en los documentos afectados. |
| La fecha de pago aparece en todos los documentos | Se usó una fecha fija donde correspondían condiciones a días. | Vaciar la fecha y fijar las condiciones. |