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El maestro de productos
El maestro de productos es el catálogo central de artículos de la cuenta. Es la lista contra la que se asignan las líneas de los documentos, y de ella salen las estadísticas de compra por artículo, familia y materia prima.
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Qué se puede hacer aquí
La propia pantalla lo resume: «es el catálogo central de artículos. Desde aquí puedes crear y editar productos, buscar y filtrar por descripción, familia y materia prima, asignar categorías en lote a varios a la vez, fusionar duplicados en un único producto maestro, eliminar los seleccionados y exportar a Excel el listado.»
| Acción | Qué hace | Necesita selección |
|---|---|---|
| Nuevo | Crea un producto a mano. | No |
| Unificar | Fusiona varios productos duplicados en uno. | Sí, al menos dos |
| Asignar Categoría | Cambia familia, materia prima, centro de coste o marca en todos los seleccionados. | Sí |
| Eliminar seleccionados | Da de baja los productos marcados. | Sí |
| Exportar Excel | Descarga el listado con todos los campos. | No, pero la respeta |
Las columnas del listado
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Descripción | El nombre del artículo. Es el campo por el que se le reconoce en las líneas. |
| Código Proveedor | La referencia con la que el proveedor lo identifica en sus documentos. |
| Código Referencia (ERP) | El código con el que existe en su sistema de gestión. |
| Familia | Clasificación de primer nivel. |
| Materia Prima | Clasificación de segundo nivel, que cuelga de una familia. |
| Tipo IVA | El tipo impositivo del artículo. De aquí lo hereda la línea del documento. |
| Unidad proveedor | La unidad en la que factura el proveedor. |
| Unidad deseada | La unidad en la que usted quiere manejarlo. |
| Conversor | El factor que pasa de una unidad a la otra. |
Las columnas se pueden ordenar y filtrar una a una desde su propia cabecera, con un filtro de texto que busca coincidencias parciales.
Buscar y filtrar
Sobre el listado hay tres controles, que se combinan entre sí:
- Buscador, que busca por descripción, nombre o código. Es la vía rápida cuando se sabe cómo se llama el artículo.
- Filtro por familia, para trabajar sobre un grupo completo.
- Filtro por materia prima, para bajar un nivel más.
Un botón limpia todos los filtros de golpe. Conviene usarlo antes de dar por hecho que un producto no existe: un filtro olvidado es la causa más frecuente de que «no aparezca».
La selección manda
Tres de las cinco acciones trabajan sobre las filas marcadas, y la cuarta cambia de comportamiento según haya selección o no:
| Con productos marcados | Sin marcar nada |
|---|---|
| Exportar descarga solo esos productos. | Exporta todo lo que coincida con la búsqueda activa. |
| Asignar Categoría actúa sobre ellos. | La acción no hace nada. |
| Unificar los toma como candidatos. | El botón permanece deshabilitado. |
Eliminar productos
Antes de borrar, la aplicación pregunta y avisa de algo importante: «¿Está seguro de que desea eliminar N producto(s) seleccionado(s)? Las líneas de documento existentes no se verán afectadas.»
Es una baja lógica. El producto deja de ofrecerse al asignar artículos, pero los documentos ya procesados conservan sus líneas y sus importes. Borrar un producto no altera el histórico.
Si la operación no puede completarse del todo, el aviso lo dice con cifras: «Se eliminaron X producto(s), Y fallaron». Los que fallan siguen en la lista.
De dónde salen los productos
La mayoría no se dan de alta: aparecen. Cuando llega un documento con una línea cuyo artículo no existía, el sistema crea la ficha con lo que trae el documento —descripción, código del proveedor, unidad—. El resto de campos quedan vacíos hasta que alguien los completa.
De ahí vienen las dos tareas de mantenimiento habituales: asignar categorías a los productos nuevos, para que entren en los informes, y unificar los que hayan entrado dos veces con descripciones distintas.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Un producto que existía no aparece | Hay un filtro de familia o de materia prima activo. | Limpiar los filtros y volver a buscar. |
| El mismo artículo figura dos veces | Llegó con dos descripciones distintas en documentos diferentes. | Unificarlos, eligiendo cuál es el maestro. |
| Los informes por familia salen incompletos | Hay productos sin categoría asignada. | Filtrar por familia vacía y asignar en lote. |
| El botón Unificar está apagado | Hay menos de dos productos marcados. | Marcar al menos dos. |
| Se borró un producto por error | La baja no afecta a los documentos, pero el producto deja de ofrecerse. | Volver a crearlo con los mismos datos desde Nuevo. |