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Unificar proveedores duplicados
Cuando el mismo proveedor tiene dos o más fichas, sus documentos quedan repartidos y ningún informe da la cifra real. La unificación los junta: los documentos se transfieren a la ficha maestra y las demás se eliminan.
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Por qué se duplican
Las fichas se crean solas a partir de los documentos recibidos. Basta con que el dato de identificación varíe para que nazca una segunda:
- El NIF se lee con un carácter distinto en un documento de mala calidad.
- El proveedor cambia de razón social o de nombre comercial.
- Llegan documentos de la matriz y de una delegación con identificadores distintos.
- Alguien dio de alta la ficha a mano cuando ya existía.
Cómo localizar los duplicados
Dos vías, según el volumen:
- En pantalla, buscando por las primeras letras del nombre. Los duplicados aparecen juntos y basta con marcarlos.
- Desde la exportación a Excel, ordenando por NIF y por nombre. Es lo razonable cuando el maestro tiene varios cientos de fichas.
Un indicio útil: los proveedores con pocos documentos y datos incompletos suelen ser duplicados de otro que sí está completo.
Paso 1: revisar la lista
El primer paso muestra los proveedores marcados —con su NIF, su nombre comercial, su referencia y su cliente de asesoría si lo tiene— y permite quitar de la lista los que no correspondan.
Es el momento de asegurarse de que se trata realmente de la misma empresa. Dos sociedades distintas del mismo grupo no son duplicados: cada una tiene su NIF y su contabilidad.
Paso 2: elegir el maestro
El segundo paso pide señalar la ficha que se conserva. La pantalla explica el efecto: «El proveedor maestro conservará todos sus datos. Los documentos de los demás proveedores serán transferidos a este.»
Junto a cada candidato se muestra su cuenta contable, lo que ayuda a decidir: conviene conservar la ficha que ya tiene cuentas y condiciones puestas.
Paso 3: confirmar
El resumen muestra la ficha maestra, la lista de las que van a eliminarse con su recuento, y la advertencia:
«Esta acción transferirá todos los documentos de los proveedores duplicados al proveedor maestro y eliminará los duplicados. Esta acción no se puede deshacer.»
Los documentos no se pierden ni se modifican en su contenido: cambian de titular. Después de unificar, el histórico completo de compra a ese proveedor queda bajo una sola ficha.
Diferencia con unificar productos
Las dos operaciones se parecen, pero su alcance no es el mismo:
| Proveedores | Productos | |
|---|---|---|
| Qué se reasigna | Los documentos completos | Las líneas de documento |
| Qué se sobrescribe | Nada del contenido del documento | Cinco campos de cada línea: descripción, código, unidades, precio pactado y conversor |
| Riesgo de perder información | Bajo | Medio: las líneas cambian de descripción |
Por eso unificar proveedores es una operación relativamente segura, y unificar productos exige más cuidado al elegir el maestro.
Cómo evitar que vuelva a pasar
- Complete el NIF de todas las fichas. Es el dato con el que se reconoce al emisor de un documento entrante.
- Revise los proveedores nuevos con cierta periodicidad: un duplicado detectado con tres documentos es más fácil de arreglar que con trescientos.
- Use la corrección de proveedor cuando el problema es de lectura: crea una regla que corrige los documentos futuros de ese emisor, en vez de generar otra ficha.
- Importe con NIF cuando cargue proveedores desde Excel, para que se reconozcan los que ya existen.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El botón Unificar está apagado | Hay menos de dos proveedores marcados. | Marcar al menos dos. |
| No deja avanzar al paso 3 | No se ha elegido la ficha maestra. | Pulsar sobre el proveedor que debe conservarse. |
| Tras unificar faltan las condiciones de pago | La ficha elegida como maestra no las tenía. | Completarlas en la ficha resultante. |
| Se unificaron dos empresas distintas | Se marcaron por tener nombres parecidos. | No hay deshacer. Crear de nuevo la ficha separada y transferir sus documentos. |
| Vuelven a aparecer duplicados al poco tiempo | La lectura del identificador falla de forma sistemática en ese proveedor. | Aplicar una regla de corrección de proveedor sobre sus documentos. |