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Corrección del proveedor mal identificado
El mismo proveedor llega con nombres distintos o con el CIF mal leído, y cada variante genera una ficha nueva en el maestro. Esta regla fija el nombre y el CIF correctos a partir de textos que aparecen en el documento.
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Síntomas en los documentos
- Varias fichas del mismo proveedor en el maestro, con nombres parecidos.
- Documentos en los que el proveedor es la propia empresa. Ocurre cuando el documento no identifica con claridad al emisor.
- Un dígito distinto en el CIF, que impide emparejar el documento con el resto.
Funcionamiento de la regla
La regla guarda una lista de textos identificativos que aparecen en los documentos de ese proveedor: el nombre legal, la marca comercial, el CIF, una dirección de correo o una dirección web. Cuando uno de esos textos aparece en el documento, se guardan el nombre y el CIF correctos.
La búsqueda no distingue mayúsculas de minúsculas y funciona aunque el nombre venga partido en dos líneas. Una sola coincidencia activa la regla.
Regla que puedes crear desde la aplicación
Esta regla se crea desde la pantalla, con Corregir proveedor. Al guardarla, la aplicación comprueba tres condiciones: que los textos existan en el documento, que no sean palabras de uso común y que tengan al menos cuatro letras.
Los textos identificativos deben ser largos y exclusivos de ese proveedor. Un apellido, una palabra corta o una frase genérica de facturación coinciden con documentos de otros emisores y provocan asignaciones incorrectas.
La regla creada desde la pantalla afecta solo a tu empresa y se puede deshacer en la misma ventana en la que se crea.
Datos que la regla no modifica
La regla no sobrescribe un proveedor corregido manualmente. Una corrección hecha por una persona tiene prioridad sobre la regla.
Documentos a los que se aplica
La regla se aplica a los documentos procesados a partir de su activación. Además, puede ejecutarse sobre los documentos ya cargados; esa ejecución se solicita junto con la regla. Los datos corregidos manualmente no se modifican.
Unificación de fichas de proveedor duplicadas
La regla evita que se creen fichas nuevas, pero no unifica las fichas duplicadas que ya existen. La unificación es una operación aparte y se realiza en el mismo momento.
Las fichas duplicadas se unifican en el maestro de proveedores:
Base de datos › Maestro de proveedores › marcar dos o más › Unificar
- 01Localiza las fichas. Busca por las primeras letras del nombre: las fichas del mismo proveedor aparecen juntas.
- 02Márcalas y pulsa Unificar. La primera pantalla las lista y permite quitar de la selección las que no correspondan.
- 03Elige la ficha maestra y confirma. Los documentos de las demás fichas pasan a la ficha maestra y esas fichas se eliminan.
El procedimiento completo está en Unificar proveedores duplicados.
El orden correcto es activar primero la regla y unificar después. En el orden inverso vuelven a aparecer fichas duplicadas con los documentos siguientes.
Cómo solicitar una regla de corrección
Cuando el error afecta a varias empresas, o los textos identificativos son difíciles de acotar, la regla la configura soporte.
Las reglas se crean hablando con Dijit IA. Hay que darle dos datos:
- El identificador de un documento donde se vea el error, el número de la columna ID del listado. La regla se construye a partir de ese documento, que tiene que ser de tu empresa y tener el proveedor identificado.
- El dato incorrecto y el correcto, indicando la línea y el campo. Una descripción precisa evita las vueltas: «la cantidad se guarda como 0 en todas las líneas y debe tomarse de la columna de unidades» sirve; «no lo lee bien» no.
Dijit IA crea la regla para tu empresa y explica en la conversación qué ha hecho. Un documento de otra empresa de la cuenta no sirve para crearla.
Después, comprueba el resultado en los siguientes documentos de ese proveedor. Una regla que no localiza el dato deja el documento sin cambios, así que el riesgo no es que falle: es que acierte mal.