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Unificar productos duplicados
Un mismo artículo puede entrar varias veces en el maestro porque llegó con descripciones distintas. La unificación los fusiona en uno: las líneas de documento se reasignan al producto maestro y los duplicados se eliminan.
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Por qué aparecen duplicados
Los productos se crean solos a partir de las líneas de los documentos. Basta con que la descripción cambie entre un documento y otro para que se genere una ficha nueva:
- El proveedor abrevia de otra forma: ACEITE OLIVA 5L y AC. OLIVA 5 L.
- Cambia el formato del documento y la lectura recoge la descripción con otro corte.
- El mismo artículo llega de dos proveedores distintos, cada uno con su nomenclatura.
El coste de no unificarlos no es de orden: es de análisis. El gasto de ese artículo queda repartido entre varias fichas, y ningún informe da la cifra real.
Paso 1: revisar la lista
El primer paso muestra los productos marcados y permite quitar de la lista los que se hayan colado. La pantalla lo enuncia así: «Los siguientes productos serán unificados en uno solo. Puede quitar productos de la lista si lo desea.»
Es el momento de comprobar que todos son de verdad el mismo artículo. Dos formatos distintos del mismo producto —el de cinco litros y el de un litro— no son duplicados: unificarlos destruye la información de precio por unidad.
Paso 2: elegir el maestro
El segundo paso pide señalar cuál de todos es el producto bueno. La aplicación explica qué implica: «El producto maestro conservará todos sus datos. Las líneas de documento que apuntaban a los demás productos se reasignarán al maestro y adoptarán sus campos (descripción, código, unidades, precio pactado, conversor).»
El elegido queda marcado como Maestro. Sin esa elección no se puede avanzar: la aplicación avisa de que hay que seleccionarlo.
Paso 3: confirmar
El tercer paso resume la operación: el producto maestro arriba, y debajo la lista de los que van a desaparecer, con su recuento. Y una advertencia que conviene leer entera:
«Esta acción reasignará todas las líneas de documento de los productos duplicados al producto maestro, sobrescribiendo descripción, código, unidades, precio pactado y conversor en esas líneas. Después eliminará los duplicados. Esta acción no se puede deshacer.»
Al confirmar, el resultado llega con cifras: cuántas líneas se han reasignado y cuántos productos se han eliminado.
Qué se sobrescribe en las líneas
Este es el punto que más sorprende: la unificación no se limita a cambiar el producto al que apunta la línea. Las líneas afectadas adoptan cinco campos del maestro:
| Campo de la línea | Qué ocurre |
|---|---|
| Descripción | Pasa a ser la del producto maestro. |
| Código | Pasa a ser el del maestro. |
| Unidades | Se toman las del maestro. |
| Precio pactado | Se toma el del maestro. |
| Conversor | Se toma el del maestro. |
Las cantidades y los importes de las líneas no se tocan: el histórico de gasto se conserva. Lo que cambia es cómo se describen esas líneas.
Consecuencia práctica: un documento antiguo dejará de mostrar la descripción exacta que imprimía el proveedor y mostrará la del maestro. Si esa fidelidad literal es importante para su archivo, valórelo antes de unificar.
Cómo elegir bien el maestro
Como los cinco campos del maestro se propagan, conviene elegir el que esté más completo, no el más antiguo ni el que más veces aparezca. Criterios, por orden:
- El que tenga código de referencia del ERP asignado. Sin él, todas las líneas quedan sin código.
- El que tenga la descripción más clara y estable, porque será la que se vea en todas partes.
- El que tenga unidades y conversor bien puestos.
- El que tenga categorías asignadas.
Si ninguno está completo, lo eficiente es completar primero uno de ellos y unificar después.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El botón Unificar está apagado | Hay menos de dos productos marcados. | Marcar al menos dos. |
| No deja pasar del paso 2 | No se ha elegido el producto maestro. | Pulsar sobre el producto que debe conservarse. |
| Tras unificar, las líneas antiguas cambiaron de descripción | Es el comportamiento previsto: adoptan la del maestro. | No es un error. Las cantidades e importes se conservan. |
| Se unificaron dos formatos distintos del mismo artículo | No eran duplicados. | No hay deshacer. Crear de nuevo el producto separado y corregir las líneas afectadas. |
| Las líneas quedaron sin código de referencia | El maestro elegido no lo tenía. | Asignarlo en la ficha del maestro y revisar las líneas pendientes de envío. |