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Documentos a medida y formularios
Los tipos estándar cubren el ciclo de compra y la contabilidad, pero no agotan lo que se procesa. El sistema se entrena para leer documentos propios de cada negocio: partes de trabajo, hojas de producción, formularios internos e incluso documentos escritos a mano.
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Qué se puede parametrizar
| Elemento | Alcance |
|---|---|
| Documentos nuevos | Tipos que no están de serie: partes de trabajo, hojas de producción, formularios internos, documentos de pago, hojas de transporte, nóminas. |
| Campos específicos | Datos que hoy no se extraen de un documento ya soportado, por ser propios de un sector o de un proveedor. |
| Reglas de extracción | Criterios de lectura por empresa y por proveedor. |
| Reglas de validación | Comprobaciones propias, más allá de las aritméticas estándar. |
| Formatos de salida | Estructura de Excel o de fichero que exija el sistema de destino. |
| Conectores | Integraciones con programas no incluidos en la lista estándar. |
Documentos escritos a mano
Los partes de trabajo y de producción rellenados a mano se digitalizan y se leen. Es una de las aplicaciones habituales en construcción, industria y logística, donde el papel sigue circulando por el taller o la obra.
La precisión en manuscritos depende de la letra, del formato del impreso y de la calidad de la digitalización, de modo que estos casos se abordan con un ajuste previo sobre documentos reales del cliente.
Reglas propias de extracción y validación
Más allá de los tipos nuevos, la parametrización permite ajustar el comportamiento sobre documentos ya soportados: qué se lee, de dónde, y qué comprobaciones deben cumplirse antes de dar un documento por correcto.
Las reglas pueden definirse por empresa y por proveedor, lo que permite tratar de forma distinta a un proveedor cuyo formato lo requiera sin alterar el comportamiento general.
Formatos de exportación a medida
Cuando el sistema de destino exige una estructura concreta —un orden de columnas, una fila por factura, un fichero con formato propio— la salida se adapta a esa estructura en lugar de obligar a manipular el fichero después.
Es la vía para resolver los casos en que la exportación estándar no encaja, como los programas que no admiten varias filas por documento cuando hay varios tipos de IVA.
Cómo se pone en marcha
No se configura desde la aplicación: se define con el equipo de Dijit.app.
- Solicitud. Durante el alta existe un campo de solicitudes especiales; una vez en marcha, se plantea a través del formulario de soporte.
- Muestras. Se aportan documentos reales, con la variedad de casos que haya: distintos proveedores, distintos formatos, casos límite.
- Definición. Se acuerda qué campos se extraen, qué validaciones se aplican y cómo debe salir la información.
- Ajuste y pruebas sobre esas muestras.
- Puesta en producción en la cuenta.
Qué esperar
- Cuantas más muestras, mejor. Un formato ajustado con tres documentos se comporta peor que uno ajustado con treinta.
- La variabilidad del original manda. Un impreso estable se lee mejor que uno que cambia en cada obra.
- Los manuscritos requieren revisión mayor que los documentos impresos.
- La parametrización es por cuenta: lo definido para una empresa no altera el comportamiento de las demás.