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Carga manual de documentos
La pantalla Carga de documentos permite incorporar archivos desde el equipo, revisarlos antes de procesarlos y determinar qué páginas se envían a proceso.
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Acceso a la pantalla
Documentos › listado del tipo a cargar › botón de carga › pantalla Carga de documentos
La carga se inicia desde el botón correspondiente del listado del tipo de documento que se va a incorporar.
El listado de origen determina el tipo del documento. Los archivos cargados desde el listado de albaranes se registran como albaranes, aunque su contenido sea una factura. La corrección posterior requiere transferir el documento de tipo.
Asignación de proyecto
En la parte superior, la sección desplegable Seleccionar proyecto permite asociar toda la tanda a un proyecto. Es opcional.
Los documentos quedan vinculados a ese proyecto y son filtrables por él en el listado. La asignación en este punto evita tener que realizarla después documento a documento.
Incorporación de archivos
Dos procedimientos equivalentes:
- Arrastrar los archivos sobre la zona de carga.
- Pulsar Cargar y seleccionarlos desde el equipo.
Se admite selección múltiple y la mezcla de PDF, imágenes y archivos ZIP en una misma tanda. Los ZIP se descomprimen y se sustituyen por su contenido.
Tras la incorporación, el sistema analiza cada archivo para determinar su número de páginas.
Estados de archivo
| Estado | Significado |
|---|---|
| Analizando páginas | Recuento en curso. |
| Listo para procesar — N páginas | Archivo válido. N es el número de páginas que se procesarán. |
| Se recomienda revisar — N páginas | Número de páginas elevado. Conviene comprobar su contenido antes de procesar. |
| Editado | Se ha modificado la selección de páginas. Se procesará según esa configuración. |
| Procesado | Enviado a proceso. |
| Error | El archivo no se ha podido leer. Habitualmente por estar dañado o protegido. |
Cada línea dispone de las acciones Editar páginas y Eliminar.
Edición de páginas
La acción Editar páginas ofrece dos operaciones:
| Operación | Efecto | Caso de uso |
|---|---|---|
| Seleccionar páginas | Se procesan únicamente las páginas marcadas. | Documentos con carátulas, condiciones generales, anexos u hojas en blanco. |
| Dividir automáticamente | Cada página se procesa como documento independiente. | Archivos que contienen varios documentos, uno por página. |
Incidencia sobre el consumo. En cuentas cuyo plan se mide por página, el sistema computa las páginas efectivamente procesadas. Descartar las páginas sin datos aprovechables reduce el consumo en la misma proporción.
Auto-unificación de documentos de varias páginas
Cada PDF se procesa página a página para asegurar la extracción. La opción Auto-unificar todos, situada en la cabecera del listado de archivos y activada por defecto, reagrupa después las páginas de un mismo documento, de modo que una factura de varias páginas vuelve a constituir un único registro.
Desactívela cuando un mismo PDF contenga varias facturas distintas: en ese caso cada página debe permanecer como documento independiente.
Si la unificación no se aplicó en el momento de la carga, puede ejecutarse después desde el listado principal, con el botón Auto-Unificar para los documentos pendientes, o de forma manual con Unificar seleccionados.
Agrupación de fotografías
Cuando la tanda incluye imágenes, la pantalla ofrece la acción Agrupar. Permite indicar que varias fotografías corresponden a un mismo documento —por ejemplo, las páginas de un albarán fotografiadas por separado—.
- Marque las fotografías que forman el documento. Se requieren al menos dos.
- Pulse Agrupar N foto(s).
Las imágenes marcadas se unifican como un solo documento una vez procesadas. La función está disponible también en la carga desde móvil, que utiliza esta misma pantalla.
Cuentas de asesoría contable
En cuentas de asesoría contable el criterio es el opuesto: debe cargarse el documento completo, sin dividir páginas. El sistema procesa por sí mismo las páginas relevantes —la primera y las dos últimas— y computa una factura, no cada página.
Si un mismo archivo contiene varias facturas, debe marcarse la casilla Varias facturas para que cada página se procese como factura independiente. El límite por tanda es de 250 páginas o documentos.
Proceso
Con la lista configurada, pulse Enviar documentos. El sistema ejecuta la lectura, la extracción y la validación, y sitúa cada documento en su listado con el estado resultante.
Antes del envío están disponibles Cancelar, por archivo, y Cancelar todo, para la tanda completa. Una vez enviada, la anulación requiere eliminar los documentos desde su listado.
El proceso continúa en segundo plano: es posible navegar a otras pantallas mientras se completa. La barra de actividad de la parte superior refleja el progreso.
Límite de plan alcanzado
Si durante la carga se agota el cupo disponible, el sistema interrumpe el proceso y muestra el aviso de límite alcanzado. Los documentos ya incorporados se conservan; el resto no se procesa.
El consumo y la ampliación del cupo se gestionan desde la pantalla de plan.