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Unir documentos a mano
Cuando la agrupación automática no reconoce que unos documentos son el mismo, se unen a mano: se marcan y se unifican. Es la salida para las páginas que llegaron por separado, de momentos distintos o de vías distintas.
Listado de documentos › marcar › Unificar seleccionados
En esta página
Cuándo hace falta
- Las hojas llegaron por separado: dos fotos subidas en momentos distintos, o una por correo y otra a mano.
- El automático no las reconoce como del mismo original.
- Se separó un documento para rehacer la unión.
- Un proveedor manda la factura y su anexo en dos envíos.
Cómo se hace
- Localice en el listado los documentos que hay que unir.
- Márquelos. Hacen falta al menos dos.
- Pulse Unificar seleccionados.
- Repase la ventana: lista los documentos marcados y permite quitar el que sobre. Tienen que quedar al menos dos.
- Confirme.
Si hay menos de dos marcados, la aplicación lo advierte: «Seleccione al menos 2 documentos para unificar». Al terminar confirma que los documentos se han unificado correctamente.
El orden de la selección
Las páginas quedan en el documento resultante en el orden en que estaban, no en el orden en que usted las marcó. Filtre y ordene el listado antes de marcar, para que la secuencia sea la correcta.
Si el resultado sale desordenado, la salida es separarlo y volver a unirlo con el listado bien ordenado.
El automático va en la carga
La unificación automática se decide al cargar, con la casilla Auto-unificar todos, que viene activada. Con ella puesta, un PDF de varias páginas vuelve a juntarse solo y a mano quedan solo los casos raros.
En el listado ya no hay botón de Auto-Unificar. Lo que queda es Unificar seleccionados, la unión a mano, que es la que necesita criterio. Si una tanda se cargó con la casilla desactivada, se une desde aquí.
Qué comprobar después
El documento unido conserva los totales y los impuestos que tenía: no se recalculan al unir. Repase la cabecera del resultado.
Comprobaciones, por orden:
- Que estén todas las páginas y en el orden correcto.
- Que la cabecera tenga el número, la fecha y el proveedor bien.
- Que los totales correspondan al documento completo y no a una de sus páginas.
- Que las líneas sumen la base imponible.
Dónde está disponible
La unificación está en los listados de facturas, albaranes, albaranes de venta y facturas de transporte.
Los documentos unidos quedan marcados en el listado con una indicación de cuántas páginas los componen. Esa marca es también el punto desde el que se separan.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No deja unificar | Hay menos de dos documentos marcados. | Marcar al menos dos. |
| El documento unido sale desordenado | Las páginas estaban en ese orden en el listado. | Separarlo, ordenar el listado y volver a unirlo. |
| Los totales no cuadran | No se recalculan al unir. | Corregirlos en la cabecera del documento resultante. |
| Se unieron documentos que no iban juntos | Selección equivocada. | Separar el documento: no se pierde ninguna página. |
| Se busca el botón de Auto-Unificar | Se retiró del listado: lo automático se decide al cargar. | Unir a mano, o volver a cargar con la casilla puesta. |
| No aparece la acción en el listado | Ese tipo de documento no la ofrece. | Está en facturas, albaranes, albaranes de venta y transporte. |