Documentación/ Cargar documentos/ Tipo y proyecto al cargar
Elegir tipo y proyecto antes de cargar
Dos decisiones se toman antes de subir nada: qué tipo de documento es y a qué proyecto pertenece. Las dos se pueden corregir después, pero cuestan mucho más entonces.
Cargar documentos › tipo de documento y sección de Proyecto
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El tipo de documento
La carga siempre es de un tipo concreto: se entra a cargar facturas de compra, o gastos, o albaranes. No hay una carga genérica que lo adivine.
| Tipo | Qué se sube ahí |
|---|---|
| Facturas de compra | Lo que le factura un proveedor por mercancía. |
| Facturas de gasto | Suministros, servicios, tickets. |
| Facturas de venta | Lo que factura usted. |
| Albaranes | Lo que llega con la mercancía. |
| Albaranes de venta | Lo que usted entrega. |
Por qué importa antes
El tipo no es una etiqueta: decide cómo se lee y qué se pide.
- Los campos de la cabecera cambian según el tipo.
- Las columnas de la lista de artículos también: el lote solo aparece en facturas de compra, el país de origen solo en DUA.
- Los requisitos para enviar al ERP son distintos: una factura de gasto necesita solo cuenta; una de compra, artículo, cuenta y lote.
- Cada tipo tiene su listado, y un documento del tipo equivocado no aparece donde se le busca.
El proyecto
La pantalla de carga tiene una sección desplegable de proyecto, marcada como opcional, con su efecto explicado: «Los documentos cargados se asociarán al proyecto seleccionado y podrás filtrarlos en la tabla principal.»
La sección aparece plegada y muestra el proyecto elegido junto al título, para verlo sin desplegarla.
Es la forma más eficiente de clasificar. Si trabaja por obras o por locales y sube los documentos separados por origen, elegir el proyecto aquí elimina todo el trabajo posterior de asignación.
En algunas configuraciones el proyecto es obligatorio para cargar, y la aplicación no deja continuar sin él.
Qué cuesta corregirlo después
| Dato | Cómo se corrige | Coste |
|---|---|---|
| Proyecto | Asignación en bloque desde el listado. | Bajo: se marcan y se asignan. |
| Tipo | Transferir el documento a otro tipo. | Alto: se revisa uno a uno. |
De ahí la asimetría: el proyecto es recuperable en un minuto; el tipo, no. Si tiene que dudar de algo antes de pulsar procesar, dude del tipo.
Una rutina que funciona
- Separe los documentos por tipo antes de subirlos. Una tanda de facturas, otra de albaranes.
- Y por proyecto, si trabaja con ellos.
- Elija tipo y proyecto en la pantalla de carga.
- Suba la tanda completa.
- Repita con la siguiente.
Cuesta un minuto de orden antes y ahorra la revisión documento a documento después.
En las entradas automáticas
Con correo y con Dropbox, el tipo no se elige documento a documento: se fija en la conexión, y todo lo que entre por ella lleva ese tipo.
La forma de manejar varios tipos es tener varias entradas: una carpeta de Dropbox por tipo, o una carpeta de correo por tipo con su regla.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Un documento no aparece en su listado | Se cargó con otro tipo. | Buscarlo en el listado del otro tipo y transferirlo. |
| Faltan columnas en la lista de artículos | El tipo del documento no las gestiona. | Comprobar que el tipo es el correcto. |
| Los documentos no llevan proyecto | No se eligió en la pantalla de carga. | Asignarlo en bloque desde el listado. |
| No deja cargar sin proyecto | La configuración lo exige. | Elegirlo antes de procesar. |
| Todo lo que entra por correo lleva el mismo tipo | El tipo se fija en la conexión. | Usar una carpeta y una conexión por tipo. |