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Asignar proyecto a los documentos
Hay tres momentos para asignar un proyecto a un documento, y conviene usar el primero siempre que se pueda: cuanto antes se asigne, menos trabajo de corrección después.
Cargar documentos · listado de documentos · o cabecera del documento
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Las tres formas
| Momento | Alcance | Esfuerzo |
|---|---|---|
| Antes de cargar | Todos los documentos de esa carga. | Un clic para toda la tanda. |
| En bloque, tras cargar | Los documentos que se marquen. | Marcar y asignar. |
| Uno a uno | Un documento. | Al editarlo. |
Antes de cargar
La pantalla de carga tiene una sección desplegable de proyecto, marcada como opcional. Lo que se elija ahí se aplica a todos los documentos de esa carga.
La propia pantalla explica el efecto: «Los documentos cargados se asociarán al proyecto seleccionado y podrás filtrarlos en la tabla principal.»
Es la forma más eficiente con diferencia. Si trabaja por obras o por locales y sube los documentos separados por origen, elegir el proyecto antes de subir elimina todo el trabajo posterior de clasificación.
La sección aparece plegada y muestra el proyecto elegido junto al título, para que se vea de un vistazo sin desplegarla.
En bloque desde el listado
Es la vía para lo que ya está cargado. La guía lo resume: «Selecciona uno o varios documentos y haz clic en Asignar Proyectos.»
- Filtre el listado hasta dejar a la vista los documentos que quiere clasificar.
- Márquelos.
- Pulse Asignar Proyecto.
- Elija el proyecto en el desplegable.
- Confirme.
La confirmación es «Proyecto asignado exitosamente a los documentos seleccionados». La acción está disponible en los listados de facturas y de albaranes.
Sustituye el proyecto anterior si lo había: no se acumula.
Uno a uno en la cabecera
Al abrir un documento, la sección de datos generales de la cabecera incluye el campo de proyecto. Se busca escribiendo, y el desplegable muestra el código y la descripción de cada uno.
Es lo que se usa para corregir un caso suelto, o cuando un documento de una tanda pertenece a otro proyecto distinto del resto.
Las líneas van aparte
El proyecto de la cabecera no baja a las líneas. La guía de la aplicación lo dice sin rodeos: si necesita que un artículo concreto tenga proyecto, hay que asignárselo a mano en esa línea.
Para la mayoría de los casos —saber cuánto se ha gastado en cada obra— basta con la cabecera. El detalle por línea solo hace falta cuando un mismo documento se reparte entre varios proyectos.
Cuando el proyecto es obligatorio
En algunas configuraciones, el envío al ERP exige que el documento tenga proyecto. Si falta, el envío se detiene con un aviso claro —«Error de envío: debe asignar el Proyecto»— y, además, la aplicación enumera qué documentos concretos están sin asignar.
Ese segundo aviso es el que ahorra tiempo: no hay que buscar cuáles fallan, la lista los nombra.
La forma de prevenirlo es filtrar el listado por proyecto vacío antes de enviar, y asignar en bloque lo que falte.
Cuál usar en cada caso
| Situación | Forma recomendada |
|---|---|
| Se suben documentos separados por obra o local | Elegir el proyecto antes de cargar. |
| Los documentos llegan por correo, mezclados | Asignación en bloque tras filtrar por proveedor. |
| Un documento suelto que no encaja | Uno a uno, en su cabecera. |
| Hay que repartir un documento entre dos proyectos | Línea a línea. |
| El envío al ERP se ha detenido por falta de proyecto | Asignación en bloque a los que enumera el aviso. |
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El envío se detiene por falta de proyecto | Hay documentos sin asignar entre los seleccionados. | El aviso los enumera. Asignarlos en bloque y reenviar. |
| El desplegable de proyecto está vacío | No hay proyectos creados. | Crearlos, o generarlos desde proveedores o empresas. |
| Los documentos cargados no llevan proyecto | No se eligió en la sección de la pantalla de carga. | Asignarlo en bloque desde el listado. |
| El proyecto no aparece en las líneas | No se hereda desde la cabecera. | Asignarlo en cada línea si se necesita. |
| Se asignó el proyecto equivocado a muchos documentos | Error en la asignación en bloque. | Repetir la operación con el proyecto correcto: sustituye al anterior. |