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Correo de respuesta y contacto del proveedor
Dos ajustes deciden si un pedido llega bien y si la respuesta se recibe: a dónde contesta el proveedor, que se configura una vez para toda la empresa, y su contacto, que vive en su ficha y se puede editar desde el propio pedido.
Gestión › Pedidos de Compra › Configurar mail de envío · y bloque Contacto del proveedor
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El correo de respuesta
Es la dirección a la que llegan las contestaciones de los proveedores. La pantalla lo explica así: «Cuando el proveedor conteste al pedido, su respuesta llegará a esta dirección. Si se deja vacía, contestará al correo de quien envía el pedido.»
Se configura una sola vez y vale para todos los pedidos de la empresa. El sitio natural es un buzón compartido de compras.
Debe ser una dirección válida; si no lo es, la aplicación lo dice antes de guardar y propone el formato correcto.
Quién puede cambiarlo
Solo el administrador de la empresa puede cambiar esta dirección. Al resto de usuarios la pantalla se lo indica: «Solo el administrador de la empresa puede cambiar esta dirección.»
Tiene sentido: es un ajuste de empresa, no de usuario, y afecta a todos los pedidos que se envíen desde la cuenta.
Qué pasa si se deja vacío
Las respuestas van al correo de la persona que envió cada pedido. Funciona, pero tiene tres inconvenientes conocidos:
- La respuesta se queda en un buzón personal, y el equipo no la ve.
- Si esa persona está ausente, nadie contesta al proveedor.
- El histórico de conversaciones con un proveedor queda repartido entre varias personas.
Por eso, en cuanto hay más de una persona haciendo pedidos, conviene configurar un buzón común.
El contacto del proveedor
El pedido incluye un bloque de contacto del proveedor con su propia advertencia: «Estos datos se usan al enviar el pedido por email o WhatsApp. Se guardan en la ficha del proveedor.»
Es decir: lo que se edite aquí no es una excepción para este pedido, se guarda en la ficha y afecta a todo lo demás. Es el atajo que evita ir al maestro de proveedores, editarlo y volver.
Los campos del contacto
| Campo | Papel en el envío |
|---|---|
| Email principal | Destinatario del pedido por correo. Sin él no hay envío por correo. |
| Email secundario (CC) | Copia del correo. No sustituye al principal. |
| Teléfono principal y secundario | Informativos. No intervienen en ningún envío. |
| Número al que se abre el chat. Sin él no hay envío por ese canal. |
Al guardar, la confirmación es «Contacto del proveedor actualizado».
El formato del WhatsApp
El número debe ir en formato internacional. Si no lo está, la aplicación lo rechaza y muestra el ejemplo: «El WhatsApp debe ir en formato internacional, p. ej. +34600111222.»
Escríbalo seguido, con el prefijo de país y sin espacios. Es la misma regla que rige en la importación de proveedores desde Excel, donde además hay que formatear la columna como texto para que la hoja de cálculo no se coma el signo inicial.
Cómo dejarlo bien
- Configure el correo de respuesta al empezar a usar los pedidos. Es un campo y evita meses de respuestas dispersas.
- Use buzones genéricos del proveedor —pedidos, administración— y no direcciones de personas concretas.
- Complete el contacto al preparar el primer pedido a cada proveedor: es cuando se tiene el dato delante.
- Revise el maestro de proveedores de vez en cuando para localizar los que están sin correo ni WhatsApp. La exportación a Excel lo hace evidente.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No deja guardar el correo de respuesta | El usuario no es administrador de la empresa. | Pedírselo al administrador. |
| Avisa de dirección no válida | El correo está mal escrito. | Revisar el formato: la pantalla muestra un ejemplo. |
| El proveedor contesta a un correo personal | El correo de respuesta está vacío. | Configurar el buzón de compras. |
| El WhatsApp no se guarda | Falta el prefijo internacional. | Escribirlo como +34600111222. |
| Se cambió el contacto y afectó a otros pedidos | El contacto se guarda en la ficha del proveedor, no en el pedido. | Es el comportamiento previsto. |