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Usuarios y roles
La pantalla Usuarios, en el bloque Cuenta del menú, permite dar de alta, editar y eliminar los usuarios de la empresa. Está disponible únicamente para el rol Administrador.
En esta página
Roles disponibles
| Rol | Alcance |
|---|---|
| Administrador | Acceso completo, incluidas la gestión de usuarios, la pantalla de plan y las facturas de suscripción. |
| Usuario | Operativa ordinaria sobre los documentos. No accede a la administración de la cuenta. |
| Cliente | Perfil restringido, previsto para quien únicamente aporta documentos. |
Límite de usuarios
El número de usuarios lo determina el plan contratado. La pantalla muestra el contador en la forma N de M usuarios, o indica que no existe límite cuando el plan no lo impone.
Alcanzado el límite, la acción Nuevo usuario queda inhabilitada y se informa del motivo. Ampliar el número de usuarios requiere ampliar el plan.
Durante el periodo de prueba gratuita la cuenta admite un único usuario.
Alta de un usuario
Cuenta › Usuarios › botón Nuevo usuario
La acción Nuevo usuario solicita:
El alta no tiene que ser una persona: puede ser una sede, un almacén o un departamento. Por eso el primer campo acepta tanto un correo como un nombre de usuario sin más.
| Campo | Obligatorio | Observaciones |
|---|---|---|
| Usuario o email | Sí | Será el identificador de acceso. Puede ser una dirección de correo o un nombre de usuario: un código, el nombre de un almacén, una sede, un departamento. Se comprueba que no exista ya en el sistema. |
| Nombre | Sí | — |
| Apellido | Sí | — |
| Rol | Sí | Determina el alcance de acceso. |
| Contraseña | Sí | Generada de forma automática o establecida manualmente. |
| Asignar documentos a | No | Redirección de los documentos que cargue este usuario. |
| Proyecto por defecto | No | Proyecto aplicado por defecto en sus cargas. |
Contraseña
El alta ofrece dos modalidades:
- Generar contraseña automáticamente. El sistema la genera y la muestra una sola vez al finalizar el alta.
- Establecer contraseña manualmente. Mínimo ocho caracteres.
La contraseña generada no vuelve a mostrarse. La pantalla obliga a confirmar mediante una casilla que se ha copiado antes de cerrar el diálogo. Dispone de un botón de copia al portapapeles. Si se pierde, el usuario deberá recuperarla por el procedimiento habitual de restablecimiento.
Redirección de documentos
El campo Asignar documentos a redirige los documentos cargados por ese usuario a otro usuario de la empresa.
Es la configuración indicada cuando una persona se limita a aportar documentos y otra se ocupa de su tratamiento: los documentos aparecen directamente bajo la responsabilidad de quien va a trabajarlos. El valor por defecto es Sin redirección.
Proyecto por defecto
El campo Proyecto por defecto aplica de forma automática un proyecto a las cargas de ese usuario, sin necesidad de seleccionarlo en cada tanda.
Si el usuario no tiene proyectos elegibles, la pantalla lo advierte: es necesario asignarle antes un proyecto.
Edición y baja
Cada fila del listado dispone de las acciones de edición y eliminación. El listado muestra el usuario, el nombre, el rol, el usuario de redirección y el proyecto por defecto.
La eliminación de un usuario no se puede deshacer. La aplicación solicita confirmación indicando el usuario afectado.
Validaciones
| Mensaje | Causa |
|---|---|
| Usuario obligatorio | El primer campo está vacío. |
| Este usuario ya existe | Ese correo o ese nombre corresponde a un usuario existente, en esta u otra cuenta. |
| La contraseña debe tener al menos 8 caracteres | Contraseña manual demasiado corta. |
| Has alcanzado el límite de usuarios de tu plan | El plan no admite más usuarios. |
| Este usuario no tiene proyectos elegibles | Se ha intentado asignar un proyecto por defecto sin que el usuario tenga proyectos asignados. |