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Asesorías: alta de clientes
Una asesoría contable puede organizar a sus clientes de dos formas: registrándolos como empresas dentro de una misma cuenta, o creando un usuario por cliente. Ambas son válidas y pueden combinarse; la elección depende de quién aporta los documentos.
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Los dos modelos
| Criterio | Multiempresa | Un usuario por cliente |
|---|---|---|
| Quién carga los documentos | El personal de la asesoría | El propio cliente |
| Dónde se registra el cliente | En Clientes / Empresas | Como usuario, en Usuarios |
| Acceso del cliente a la aplicación | No | Sí, con su propio acceso |
| Consume usuarios del plan | No | Sí |
| Separación de los documentos | Por empresa receptora | Por usuario |
Modelo multiempresa
Cada cliente se registra como una entidad en Clientes / Empresas, con su razón social, su identificación fiscal y sus datos contables. Los documentos se imputan a cada uno según el receptor identificado.
Es el modelo indicado cuando la documentación llega a la asesoría —por correo, en papel o por carpeta compartida— y la carga la realiza su personal.
Para el alta inicial de una cartera existe la importación desde Excel, que evita crear las fichas una a una.
Modelo de un usuario por cliente
Cada cliente dispone de su propio usuario y carga sus documentos directamente. El rol Cliente está previsto para este supuesto: perfil restringido, orientado a la aportación de documentos.
Dos ajustes del alta de usuario resultan especialmente útiles en este modelo:
- Asignar documentos a: redirige lo que carga el cliente al usuario de la asesoría que va a tratarlo.
- Proyecto por defecto: aplica automáticamente un proyecto a sus cargas, sin que el cliente tenga que seleccionarlo.
Este modelo consume usuarios del plan, lo que condiciona su viabilidad en carteras amplias.
Combinación de ambos
Los modelos no son excluyentes. Una asesoría puede mantener la mayor parte de su cartera en multiempresa y habilitar usuarios propios únicamente a los clientes que quieren cargar ellos mismos.
Puesta en marcha de un cliente
La secuencia habitual para incorporar un cliente nuevo:
- Alta de la entidad en Clientes / Empresas, con su identificación fiscal y su nombre comercial si opera con uno distinto.
- Cuenta de tesorería en la ficha, necesaria para los cobros y pagos al contado de sus documentos.
- Plan contable del cliente, que puede importarse desde Excel en lugar de crearse cuenta a cuenta.
- Usuario propio, si el cliente va a cargar sus documentos.
- Primera carga de documentos, para verificar que el receptor se identifica correctamente.
Si en esa primera carga el proveedor aparece con el nombre del cliente, la entidad no está registrada correctamente en Clientes / Empresas. Es el mismo supuesto descrito en Corregir el proveedor de un documento.
Unidad de consumo
En las cuentas dadas de alta como asesoría contable, el plan se consume por factura procesada, no por página. El criterio de carga es, en consecuencia, el de subir el documento completo sin dividir páginas.