Documentación/ Pedidos de compra y proyectos/ Estados del pedido
Estados del pedido de compra
Un pedido pasa por seis estados posibles, y no se puede saltar de cualquiera a cualquiera: cada estado admite solo unos pocos destinos. Conocer el mapa evita la pregunta más repetida, que es por qué un botón no aparece.
Gestión › Pedidos de Compra › columna Estado
En esta página
Los seis estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Preparado pero no enviado. Se puede editar libremente. |
| Enviado | Ya salió al proveedor, por correo o por WhatsApp. Tiene fecha de envío. |
| Recibido parcial | Ha llegado parte de la mercancía; queda pendiente el resto. |
| Recibido | Ha llegado todo lo pedido. |
| Cerrado | El pedido se da por terminado. Estado final. |
| Anulado | El pedido se canceló. Estado final. |
Qué transiciones permite cada uno
| Desde | Se puede pasar a |
|---|---|
| Borrador | Enviado · Anulado |
| Enviado | Enviado (reenviar) · Recibido parcial · Recibido · Anulado |
| Recibido parcial | Recibido · Cerrado · Anulado |
| Recibido | Cerrado · Anulado |
| Cerrado | Nada. Es final. |
| Anulado | Nada. Es final. |
De aquí salen tres reglas que conviene retener:
- No se puede volver atrás. Un pedido marcado como recibido no vuelve a enviado.
- Se puede saltar la recepción parcial. De enviado se pasa directamente a recibido cuando llega todo de una vez.
- Anular está disponible en todos los estados no finales, incluso después de haber recibido mercancía.
Los botones de la pantalla reflejan este mapa: si una transición no está permitida, la acción no aparece.
Los dos estados finales
Cerrado y anulado no tienen salida. Un pedido en cualquiera de los dos no admite ningún cambio de estado más. Si hace falta seguir trabajando con ese proveedor sobre lo mismo, la vía es crear un pedido nuevo.
La diferencia entre ambos es de significado, no de mecánica: cerrado quiere decir que el pedido cumplió su función; anulado, que se descartó.
Recepción parcial
Es el estado para el caso más común de la vida real: el proveedor sirve una parte y deja el resto pendiente. Marcarlo tiene una ventaja concreta sobre no hacer nada: el pedido sale del grupo de los enviados sin noticias y entra en el de los que están a medias.
Desde ahí hay dos salidas: recibido, cuando llega el resto, o cerrado, cuando se decide dar por bueno lo servido y no esperar más.
Anular frente a eliminar
| Cancelar pedido | Eliminar | |
|---|---|---|
| Qué hace | Lo deja en estado anulado. | Lo borra del sistema. |
| Sigue en el listado | Sí. | No. |
| Queda rastro | Sí. | No. |
| Se puede deshacer | No, pero el pedido sigue visible. | No. |
En general conviene anular y no eliminar: un pedido anulado explica por qué no llegó nada; un pedido borrado deja un hueco que nadie sabe interpretar seis meses después.
Eliminar tiene sentido para pedidos creados por error, que nunca se enviaron.
Las confirmaciones
Los cambios de estado piden confirmación y nombran el pedido, para que no haya dudas sobre cuál se está tocando:
| Acción | Mensaje |
|---|---|
| Cambio de estado | «¿Cambiar el estado del pedido N a "…"?» |
| Cancelar | «¿Cancelar el pedido N? Quedará en estado anulado.» |
| Eliminar | «¿Eliminar el pedido N? Esta acción no se puede deshacer.» |
Usar los estados para el seguimiento
El filtro por estado del listado convierte estos seis valores en una rutina de trabajo:
- Borrador — pedidos preparados que se olvidó enviar. Revisar a diario.
- Enviado — pedidos sin noticias. Comparar con la fecha de envío: lo que lleve más de lo pactado es una llamada.
- Recibido parcial — pendientes de completar. Es la lista de reclamaciones.
- Recibido — pendientes de cerrar, normalmente a la espera de la factura.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No aparece el botón que se busca | El estado actual no permite esa transición. | Consultar la tabla de transiciones. |
| Un pedido cerrado no se puede reabrir | Cerrado es un estado final. | Crear un pedido nuevo. |
| Un pedido figura como enviado sin haberlo mandado | Se envió por WhatsApp: el estado cambia al abrir el chat. | Reenviarlo y mandarlo esta vez. |
| Se marcó recibido antes de tiempo | No hay marcha atrás en el estado. | Anotarlo en las notas y continuar; el estado ya no vuelve. |
| El cambio de estado da error | Otro usuario lo cambió mientras tanto. | Recargar el pedido y comprobar en qué estado está. |