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El gasto por proyecto
Una vez asignados los proyectos, la consulta es un filtro. Hay dos sitios donde filtrar por proyecto —los listados de documentos y el panel de control— y cada uno responde a una pregunta distinta.
Listados de documentos › filtro de Proyecto · y Panel de control
En esta página
Dos sitios, dos preguntas
| Dónde | Qué responde |
|---|---|
| Listado de documentos | Qué documentos concretos pertenecen a este proyecto. |
| Panel de control | Cuánto suma este proyecto y cómo evoluciona. |
El listado sirve para trabajar —revisar, corregir, enviar—; el panel, para mirar. Se usan en momentos distintos.
El filtro de los listados
Los listados de documentos incorporan un filtro de proyecto junto al resto de filtros. Está disponible en facturas de compra, albaranes, albaranes de venta y facturas de transporte, entre otros.
Aplicado, el listado muestra solo los documentos de ese proyecto, con sus importes. Se combina con los demás filtros —fecha, proveedor, estado—, que es donde está su utilidad real: qué se gastó en esta obra con este proveedor en marzo.
Los totales que se ven son los de las filas mostradas, de modo que el filtro es también la forma de sumar.
El filtro del panel de control
El panel de control tiene su propio selector de proyecto. Aplicado, los indicadores del panel pasan a referirse solo a ese proyecto: los importes, los recuentos y la evolución.
Es la vista para la pregunta de dirección —cómo va esta obra— frente a la vista de detalle del listado.
Llevárselo a Excel
Cuando hace falta cruzar el gasto de un proyecto con otra información —un presupuesto, una previsión— la vía es exportar el listado filtrado y trabajar la suma fuera.
Es también la forma de repartir el gasto entre varios proyectos cuando un documento pertenece a más de uno y no se bajó el detalle a las líneas.
Cuándo la cifra no es completa
Tres motivos por los que el gasto de un proyecto puede salir por debajo del real:
- Documentos sin proyecto asignado. Es la causa principal. No aparecen bajo ningún proyecto y desaparecen del análisis.
- Documentos repartidos entre proyectos cuya cabecera lleva uno solo. El gasto se atribuye entero a ese, no se reparte.
- Documentos aún sin procesar o pendientes de revisión, cuyos importes todavía no son definitivos.
Antes de dar una cifra por buena, compruebe cuántos documentos hay sin proyecto asignado en el periodo. Es el hueco por el que se escapa el gasto que no cuadra.
Una rutina que funciona
- Al cargar, elegir el proyecto en la pantalla de carga siempre que la tanda sea de un solo proyecto.
- Una vez por semana, filtrar el listado por proyecto vacío y asignar en bloque lo que quede.
- Al cerrar el mes, revisar el panel por proyecto y contrastar con lo esperado.
- Cuando algo no cuadre, bajar al listado filtrado y buscar el documento concreto.
El paso dos es el que sostiene los otros tres: sin él, la cifra siempre va por detrás de la realidad.
Los límites de esta consulta
Conviene saber qué no hace:
- No reparte un documento entre proyectos desde la cabecera. Para eso hay que asignar proyecto en cada línea.
- No compara con un presupuesto. No hay importe previsto por proyecto contra el que medir la desviación.
- No jerarquiza proyectos. Son una lista plana: no hay proyectos dentro de proyectos.
Para cualquiera de esas tres cosas, la vía es exportar y trabajarlo fuera.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El gasto del proyecto es menor del esperado | Hay documentos sin proyecto asignado. | Filtrar por proyecto vacío y asignarlos en bloque. |
| Un documento aparece bajo un proyecto que no le corresponde | Se asignó en bloque junto a otros. | Corregirlo en la cabecera del documento. |
| El filtro de proyecto no aparece en un listado | No todos los tipos de documento lo ofrecen. | Usar el panel de control, o exportar y filtrar en Excel. |
| El panel y el listado dan cifras distintas | No se está aplicando el mismo periodo o el mismo tipo de documento. | Igualar los filtros antes de comparar. |
| Hace falta repartir un documento entre dos proyectos | La cabecera admite uno solo. | Asignar proyecto en cada línea, o repartirlo fuera en una hoja. |