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Crear proyectos desde proveedores, receptores o empresas
Cuando cada proyecto se corresponde con un proveedor, un cliente o una empresa que ya está en el sistema, no hace falta teclearlos: se generan en bloque. El nombre comercial pasa a ser el nombre del proyecto y el CIF o NIF, la descripción.
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Los orígenes disponibles
| Origen | Cuándo tiene sentido |
|---|---|
| Proveedor | Para analizar el gasto por proveedor como si fuera un proyecto. |
| Receptor | Para clasificar por cliente al que se factura. |
| Empresas | Para separar por sociedad cuando se llevan varias. |
| Manual | Proyectos creados a mano, sin origen. |
El caso más claro es el de una asesoría: los clientes gestionados ya están dados de alta, y convertirlos en proyectos de una vez ahorra decenas de altas manuales.
Cómo se usa
- Pulse Crear desde… en la pantalla de proyectos.
- Elija el origen en el desplegable.
- Localice los registros con el buscador, que busca por nombre o CIF/NIF.
- Marque los que quiera convertir.
- Pulse Crear seleccionados, o Crear todos.
El diálogo lo resume al abrirse: «Elige el origen y marca las filas que quieres convertir en proyectos.»
Qué se convierte en qué
| Del registro origen | Pasa a ser |
|---|---|
| Nombre comercial | Nombre del proyecto |
| CIF / NIF | Descripción del proyecto |
El proyecto queda además marcado con su origen, visible en la columna correspondiente del listado, y vinculado al registro del que procede.
Una fila sin nombre no se puede convertir. La aplicación la marca y la descarta: «Sin nombre no se puede crear el proyecto: esta fila se descartará.»
Crear seleccionados o crear todos
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Crear seleccionados | Convierte solo las filas marcadas. Indica cuántas son. |
| Crear todos | Convierte todos los registros del origen, incluidos los que no se ven en pantalla. |
Crear todos pide confirmación y avisa del alcance: «Se van a crear hasta N proyectos a partir de «…». Los que ya estén importados se dejarán como están.»
La creación masiva puede no estar disponible en todas las cuentas. Si no lo está, la aplicación lo indica y propone la alternativa: «La creación masiva no está disponible para esta cuenta. Selecciona los registros uno a uno.»
Cuando hay muchos registros
El listado del diálogo no muestra siempre todo. Cuando hay más de lo que cabe, lo advierte: «Se muestran X de Y registros. Usa el buscador para localizar el resto; “Crear todos” los incluye todos.»
Es un detalle importante: marcar todas las filas visibles no equivale a crear todos. Si el objetivo es convertir el origen completo, el botón correcto es el de crear todos.
El resultado
Al terminar, el resumen desglosa lo ocurrido:
| Cifra | Qué significa |
|---|---|
| Proyectos creados | Los que han entrado nuevos. |
| Ya estaban importados | Registros que ya tenían proyecto. No se tocan ni se duplican. |
| Descartados por datos incompletos | Filas sin nombre, con el detalle de cuáles. |
Si no se crea ninguno, el mensaje lo explica en lugar de dejarlo en un silencio: puede ser que los registros ya estuvieran importados, o que no hubiera nada válido.
Repetir la operación
La operación es segura de repetir: los registros que ya tienen proyecto se dejan como están. Eso permite volver a lanzarla cada vez que se dan de alta proveedores o clientes nuevos, sin miedo a duplicar lo anterior.
Es la rutina recomendada para una asesoría: al incorporar clientes nuevos, repetir la creación desde el origen correspondiente.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No se creó ningún proyecto | Los registros ya estaban importados. | Es correcto: el resumen indica cuántos ya existían. |
| Faltan proyectos que se esperaban | Se marcaron solo las filas visibles y la lista estaba truncada. | Usar Crear todos, que incluye los no visibles. |
| Avisa de que la creación masiva no está disponible | La cuenta no la tiene habilitada. | Crear los proyectos seleccionando los registros uno a uno. |
| Algunas filas se descartaron | No tenían nombre comercial. | Completar el nombre en su ficha y repetir. |
| El vínculo no se guardó | Otro proyecto ya estaba vinculado a ese registro. | Desvincular el otro proyecto y volver a intentarlo. |