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Pedidos de compra: para qué sirven
Un pedido de compra es lo que usted le pide a un proveedor, antes de que llegue nada. Se prepara en la aplicación, se le envía por correo o por WhatsApp, y queda registrado para poder comparar después lo pedido con lo recibido.
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Para qué sirven
Tres motivos, por orden de peso práctico:
- Dejar constancia de lo pedido. Cuando el albarán no coincide con lo que se pidió, hace falta un documento propio que diga qué se pidió realmente.
- Ahorrar el trabajo de escribirlo. Las líneas se eligen del historial de compra a ese proveedor: no hay que teclear descripciones ni códigos.
- Enviarlo sin salir de la aplicación, por correo o por WhatsApp, con el contacto que ya está en la ficha del proveedor.
El pedido no genera ningún documento contable ni reserva nada. Es un documento de comunicación: lo que produce efecto es el albarán o la factura que llegue después.
El ciclo de un pedido
- Se crea eligiendo proveedor y líneas. Queda en borrador.
- Se envía al proveedor. Pasa a enviado.
- Llega la mercancía y se marca como recibido, total o parcialmente.
- Se cierra cuando ya no hay nada pendiente.
Un pedido se puede anular en cualquier punto antes del cierre.
El listado
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Número | El identificador del pedido. |
| Estado | Borrador, enviado, recibido parcial, recibido, cerrado o anulado. |
| Proveedor | A quién va dirigido. |
| Fecha de creación | Cuándo se preparó. |
| Fecha de envío | Cuándo salió al proveedor. Vacía mientras sea borrador. |
| Creado por | Qué usuario lo hizo. |
| Líneas | Cuántos productos lleva. |
La columna de fecha de envío es la más útil para el seguimiento: un pedido enviado hace tres semanas y todavía sin recibir es una llamada pendiente.
Filtrar
Dos filtros sobre el listado, que se combinan:
- Por estado, para ver solo los borradores sin enviar, o solo los enviados pendientes de recibir.
- Por proveedor, para revisar todo lo pedido a uno concreto.
La combinación habitual de seguimiento es proveedor vacío y estado enviado: eso da la lista de lo que está pedido y no ha llegado.
Qué se puede hacer con un pedido
| Acción | Cuándo está disponible |
|---|---|
| Ver | Siempre. |
| Editar | Mientras el pedido admita cambios. |
| Enviar o Reenviar | Con proveedor, contacto y al menos una línea. |
| Marcar recepción parcial | Cuando el pedido está enviado. |
| Marcar como recibido | Desde enviado o desde recepción parcial. |
| Cerrar pedido | Desde recibido o recepción parcial. |
| Cancelar pedido | En cualquier estado que no sea cerrado o anulado. |
| Eliminar | Borra el pedido. No se puede deshacer. |
La diferencia entre cancelar y eliminar importa: cancelar deja el pedido en la lista con estado anulado, y conserva el rastro de que existió; eliminar lo borra.
Qué hace falta antes de empezar
- Proveedores con contacto. Sin correo principal no se puede enviar por correo; sin número de WhatsApp, tampoco por ese canal.
- Historial de compra. Las líneas del pedido se eligen de los productos que ya se han comprado a ese proveedor. Un proveedor nuevo, sin documentos, no ofrece productos.
- Opcionalmente, el correo de respuesta, para que las contestaciones del proveedor lleguen al buzón de compras y no al de quien envía.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No aparece ningún producto al crear el pedido | Ese proveedor no tiene productos en su historial. | Es normal en proveedores nuevos. Hace falta al menos un documento suyo procesado. |
| El botón de enviar avisa de que falta contacto | La ficha del proveedor no tiene correo ni WhatsApp. | Completarlo. Se puede hacer desde el propio pedido. |
| Un pedido no deja cambiar de estado | El estado actual no admite esa transición. | Comprobar la secuencia de estados permitida. |
| Se quiere anular un pedido ya cerrado | Cerrado es un estado final. | No hay vuelta atrás. Crear un pedido nuevo si procede. |
| Un pedido enviado no aparece en el listado | Hay un filtro de estado o de proveedor activo. | Vaciar los filtros. |