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Crear un pedido de compra
Un pedido se monta en tres movimientos: elegir el proveedor, marcar los productos y poner las cantidades. Las descripciones y los códigos no se escriben: salen del historial de compra a ese proveedor.
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Los datos del pedido
| Campo | Qué es | Obligatorio |
|---|---|---|
| Proveedor | A quién se le pide. | Sí |
| Fecha entrega prevista | Cuándo se espera recibir. | No |
| Notas | Observaciones internas o instrucciones para el proveedor. | No |
| Número y Estado | Los asigna la aplicación. | — |
El proveedor es lo primero que hay que elegir, y no por orden estético: hasta que no está elegido, la lista de productos está vacía, porque depende de él.
Añadir productos
Bajo los datos del pedido aparece el bloque de productos del proveedor, con su instrucción: «Selecciona los productos a añadir al pedido y pulsa Añadir.»
- Busque el producto por su nombre en el buscador del bloque.
- Marque los que quiera incluir. Se pueden marcar varios de una vez.
- Pulse Añadir seleccionados.
- Ajuste las cantidades en las líneas que se han creado.
Se puede repetir el proceso las veces que haga falta: cada tanda de productos se añade a las líneas que ya hubiera.
De dónde salen los productos
La lista contiene los productos que ya ha comprado a ese proveedor. Si el proveedor es nuevo o no tiene documentos procesados, la aplicación lo dice: «Este proveedor no tiene productos en su historial.»
Es una decisión de diseño con una consecuencia clara: no se puede pedir un artículo que nunca se le ha comprado a ese proveedor desde esta pantalla. Para un artículo nuevo, la vía es indicarlo en las notas del pedido.
La contrapartida es que las descripciones y los códigos son exactamente los que ese proveedor usa, lo que evita malentendidos al otro lado.
Las líneas del pedido
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Código | La referencia del producto. |
| Descripción | El nombre del artículo. |
| Unidad | La unidad de medida. |
| Cantidad | Lo único que hay que rellenar. Debe ser mayor que cero. |
Cada línea tiene su botón para quitarla del pedido. El pedido no lleva precios: es una petición de mercancía, no una valoración.
Las notas
El campo de notas admite observaciones internas o instrucciones para el proveedor. Su contenido viaja en el mensaje que se envía, tanto por correo como por WhatsApp.
Es donde caben las cosas que no encajan en una línea: horario de entrega, muelle de descarga, un artículo nuevo que no está en el historial, o una referencia de obra.
Guardar o guardar y enviar
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Guardar borrador | Guarda el pedido sin enviarlo. Queda en borrador y se puede seguir editando. |
| Guardar y enviar | Guarda y abre directamente el envío al proveedor. |
Guardar como borrador es lo razonable cuando el pedido se prepara a lo largo del día y se envía al cerrar. La confirmación es «Pedido creado correctamente».
Lo que la aplicación comprueba
| Aviso | Qué falta |
|---|---|
| Selecciona un proveedor | El pedido no tiene destinatario. |
| Añade al menos un producto al pedido | No hay líneas. |
| La cantidad debe ser mayor que cero | Alguna línea tiene cantidad vacía o cero. |
| El pedido no tiene líneas; añade al menos un producto antes de enviar | Se intentó enviar un pedido vacío. |
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El bloque de productos está vacío | No se ha elegido proveedor todavía. | Elegirlo. La lista depende de él. |
| Sigue vacío con el proveedor elegido | Ese proveedor no tiene historial de compra. | Detallar lo que se pide en las notas, o procesar antes algún documento suyo. |
| Falta un artículo que sí se compra | Se compró a otro proveedor, o el producto está dado de baja. | Comprobarlo en el maestro de productos. |
| No deja guardar | Falta el proveedor, faltan líneas, o hay una cantidad a cero. | Revisar los tres puntos; el aviso indica cuál falla. |
| Se han añadido productos repetidos | Se pulsó Añadir dos veces sobre la misma selección. | Quitar las líneas sobrantes con su botón. |