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Modo asesoría: llevar la contabilidad de varios clientes
El modo asesoría adapta la aplicación a quien solo contabiliza facturas: simplifica el menú, quita las pestañas que no aplican y cambia la forma de cargar los documentos. También cambia cómo se cuenta el consumo.
Se activa por configuración de la cuenta. Afecta al menú, a la carga y al editor de facturas.
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Qué es
Una asesoría contable no gestiona almacén: no recibe albaranes, no hace pedidos, no lleva escandallos. Recibe facturas de sus clientes y las contabiliza. El modo asesoría deja la aplicación con eso y quita el resto.
No es una versión distinta del producto: es la misma aplicación con las funciones que no aplican ocultas. Se activa por configuración de la cuenta, no hay interruptor para el usuario.
Para separar los datos de cada cliente gestionado, el modo asesoría se apoya en las empresas y en los proyectos, que sí siguen disponibles.
Qué desaparece del menú
| Deja de verse | Motivo |
|---|---|
| Albaranes de compra y de venta | Una asesoría no gestiona recepciones. |
| Productos recibidos | Depende de los albaranes. |
| Pedidos de compra | No se compra, se contabiliza. |
| Escandallos con IA | Es una función de gestión de costes. |
| Maestro de productos | No hay artículos que mantener. |
Lo que permanece es lo que se usa: facturas de compra, de gasto y de venta, los maestros de proveedores y clientes, las cuentas contables, los proyectos y las integraciones.
Qué desaparece del editor
Al abrir una factura, el editor conserva la pestaña General —la cabecera con todos sus campos— y quita tres:
- Ítems, la lista de artículos.
- Referencias, los albaranes asociados.
- Consolidación, la conciliación con albaranes.
Es coherente con el trabajo: para contabilizar una factura hacen falta emisor, fechas, base, IVA, total y cuentas. El detalle de líneas no interviene en el asiento.
La carga cambia por completo
Es la diferencia más visible, y la que más sorprende a quien viene del modo empresa:
| Modo empresa | Modo asesoría | |
|---|---|---|
| Cómo sube el PDF | Página a página, y se vuelven a unir con auto-unificar. | Completo, en un solo paso. |
| Qué hay que marcar | Auto-unificar, activado por defecto. | Nada, salvo que el archivo lleve varias facturas. |
| Qué se analiza | Todas las páginas seleccionadas. | La primera y las dos últimas. |
La instrucción de la pantalla es directa: «Suba el documento completo — sin dividir páginas».
Qué páginas se analizan
De una factura de varias páginas se analizan la primera y las dos últimas. Es donde están los datos que importan: la cabecera al principio, los totales al final.
De ahí sale la única precaución de esta carga: si la primera página es una carátula y no lleva los datos de cabecera —emisor, número, fecha—, hay que quitarla antes de procesar. Si no, se analizará una página que no aporta nada.
Al pulsar sobre un archivo se ven sus páginas y se pueden deseleccionar las que no hagan falta: carátulas, publicidad, hojas en blanco.
La casilla «Varias facturas»
Cada archivo tiene una casilla para el caso de que contenga más de una factura. Marcarla cambia el tratamiento por completo:
| Situación | Qué hacer | Resultado |
|---|---|---|
| Una factura de varias páginas | Subirla completa y no marcar nada. | Un solo documento. |
| Un archivo con varias facturas | Marcar «Varias facturas». | Cada página se procesa como una factura independiente. |
Marcarla por error en una factura de cinco páginas produce cinco facturas incompletas. Es el fallo más habitual, y se corrige unificándolas después.
El límite por tanda
Máximo 250 páginas o documentos por tanda. Y la pantalla añade una recomendación: espere a que termine el procesamiento, o al menos cinco minutos, antes de subir otra.
Es la restricción que hay que tener en cuenta al procesar el correo de un cliente entero: con volúmenes grandes, conviene partirlo en tandas y dejar respirar al sistema entre una y otra.
El consumo se cuenta por factura
Es la diferencia que más afecta a la contratación:
| Tipo de cuenta | Unidad de consumo |
|---|---|
| Empresa | Páginas. |
| Asesoría | Facturas. |
Una factura de una página y otra de seis consumen lo mismo en modo asesoría. Es coherente con el modelo de trabajo —se cobra por documento contabilizado— y explica por qué la carga sube el PDF completo en vez de trocearlo.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No aparecen los albaranes ni el maestro de productos | El modo asesoría los oculta. | Es el comportamiento previsto. |
| La factura no tiene pestaña de artículos | El editor se simplifica en este modo. | Los datos del asiento están en la pestaña General. |
| Una factura se ha partido en cinco documentos | Se marcó «Varias facturas» sin que lo fuera. | Unificar los documentos resultantes. |
| La cabecera llega vacía | La primera página era una carátula sin datos. | Quitarla antes de procesar y volver a subir. |
| La carga se atasca con muchos archivos | Se superó el límite de 250 por tanda. | Subir por tandas, esperando entre una y otra. |