Documentación/ Contabilidad/ Clasificación del documento
Clasificación contable de un documento
La cabecera de un documento tiene una sección propia de clasificación contable: las cuentas concretas con las que ese documento va a contabilizarse. Vienen rellenas desde las fichas, y aquí se corrigen cuando el caso se aparta del criterio general.
Documento › cabecera › Clasificación contable
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Los campos de la sección
| Campo | Qué indica | Aparece en |
|---|---|---|
| Cuenta Gasto | Dónde se imputa el gasto del documento. | Compras y gastos |
| Cuenta Ingreso | Dónde se imputa el ingreso. | Ventas |
| Cuenta Proveedor | La subcuenta del acreedor. | Compras y gastos |
| Cuenta Cliente | La subcuenta del deudor. | Ventas |
| Subcuenta IVA | La cuenta del impuesto soportado o repercutido. | Según configuración |
| Cuenta de retención | La cuenta de la retención practicada. | Documentos con IRPF |
| Centro de Coste | El área a la que se imputa. | Según configuración |
| Cobro/pago al contado | Si el documento se liquida por caja. | Según configuración |
No todos aparecen siempre: la sección se adapta al tipo de documento y a la configuración de la cuenta. Un documento de compra no muestra cuenta de ingreso, y uno sin retención no necesita cuenta de retención.
Cuenta de gasto y cuenta de ingreso
Son las dos caras de la misma pregunta: a qué concepto corresponde lo que documenta la factura. La de gasto se usa en compras y gastos; la de ingreso, en ventas.
La cuenta de gasto llega rellena desde la ficha del proveedor, que guarda su cuenta de gasto habitual. Cambiarla aquí afecta solo a este documento: es lo que hay que hacer cuando un proveedor que normalmente factura suministros envía, esa vez, una reparación.
Si el criterio ha cambiado de forma permanente, lo correcto es cambiarlo en la ficha del proveedor y no documento a documento.
Cuenta de proveedor y cuenta de cliente
Identifican a quién se debe o quién debe. La cuenta de proveedor procede de su ficha; la de cliente, de la del cliente.
Rara vez hay que tocarlas en el documento: una empresa tiene una sola subcuenta por proveedor. Cuando aparecen vacías, casi siempre significa que la ficha correspondiente no tiene cuenta asignada, y ese es el sitio donde hay que arreglarlo.
Centro de coste
Reparte el gasto por área, departamento o local. Se elige de la lista de centros creados, y la propia cabecera permite crear un centro de coste nuevo sobre la marcha, con su código y su nombre, sin salir del documento.
Es el campo que permite responder a la pregunta de en qué se gasta cada parte del negocio, que ninguna cuenta contable responde por sí sola.
Cobro o pago al contado
Es un interruptor. Marcado, indica que el documento se liquida por caja, y eso cambia el asiento que se genera. La propia aplicación lo explica:
«Activa si la factura se paga por caja. Monitor generará el asiento de pago usando la subcuenta del proveedor/cliente y la cuenta de tesorería configurada en la ficha del cliente.»
Depende, por tanto, de un dato que no está en el documento: la cuenta de tesorería de la empresa. Si esa cuenta no está configurada, la aplicación avisa al activar el interruptor y advierte de que el asiento de pago no se generará hasta que se configure en la ficha del cliente.
Crear una cuenta sin salir de aquí
Al pie de la sección hay un enlace para crear una cuenta contable nueva. Se abre un diálogo con tres campos —código, nombre y empresa— y la cuenta queda creada en el plan como cualquier otra.
Evita el recorrido de ir a la pantalla de cuentas, crearla y volver al documento perdiendo lo que se llevaba escrito. Es la vía natural cuando se descubre que falta una subcuenta justo al clasificar.
Qué manda sobre qué
- Lo que se escriba en el documento es lo que se contabiliza.
- Si el documento no lo trae, se usa lo que diga la ficha del proveedor o del cliente.
- Si la ficha tampoco lo tiene, el campo queda vacío y el documento no podrá enviarse a los destinos que lo exijan.
De ahí la recomendación de configurar bien las fichas: cuanto mejor estén, menos hay que tocar en cada documento.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Las cuentas del documento llegan vacías | La ficha del proveedor o del cliente no las tiene asignadas. | Asignarlas en la ficha; los documentos siguientes las traerán solas. |
| Los buscadores de cuenta no devuelven nada | No hay plan de cuentas cargado, o está filtrado a otra empresa. | Cargar el plan, o comprobar la empresa del documento. |
| Al marcar cobro al contado sale un aviso | La empresa no tiene cuenta de tesorería configurada. | Configurarla en la ficha de la empresa. Sin ella no hay asiento de pago. |
| El gasto se imputó a la cuenta equivocada | La ficha del proveedor tiene una cuenta que no corresponde a ese documento. | Corregirla en el documento si es un caso puntual; en la ficha si es permanente. |
| No aparece el campo de cuenta de ingreso | El documento es de compra o de gasto. | Es el comportamiento previsto: la cuenta de ingreso es de ventas. |