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Importar el plan contable desde Excel
Cuando ya se tiene el plan de cuentas en una hoja —exportado del programa contable, normalmente— se sube entero en lugar de teclearlo. La importación es por empresa: lo primero que pide es a cuál pertenecen las cuentas.
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Los cuatro pasos
El propio diálogo los enumera:
- Selecciona el cliente o empresa para las cuentas.
- Descarga la plantilla Excel.
- Rellena con los códigos y nombres de las cuentas.
- Sube el archivo completado.
Paso 1: elegir la empresa
Es obligatorio y es lo primero. Las cuentas quedan vinculadas a la empresa que se elija aquí: sin ella, el botón de importar permanece bloqueado y el diálogo avisa de que primero hay que seleccionar cliente o empresa.
La empresa se busca por NIF o por nombre. Si no aparece la que necesita, el propio diálogo ofrece un enlace para crearla sin perder lo que ya lleva hecho.
Este paso es el que hace que un mismo plan pueda existir por separado para varias empresas. Si solo lleva una, elija siempre la misma.
Paso 2: la plantilla
Un botón descarga la plantilla, que tiene dos columnas: Código y Nombre. No hay más: la empresa no va en el fichero, se elige en el paso 1.
Usar la plantilla es lo recomendable, porque garantiza que los encabezados son los que espera la importación.
Paso 3: rellenar el fichero
| Columna | Regla |
|---|---|
| Código | Obligatorio. Máximo 20 caracteres. |
| Nombre | Obligatorio. |
Una fila a la que le falte cualquiera de los dos se rechaza. Conviene revisar el fichero antes de subirlo: eliminar filas de subtotales, cabeceras repetidas y líneas en blanco, que son lo que suele arrastrar una exportación de un programa contable.
Cuidado con los códigos que empiezan por cero. Excel los convierte en número y pierde el cero inicial. Formatee la columna como texto antes de escribirlos.
Paso 4: subir e importar
Se selecciona el archivo y se pulsa importar. La aplicación avisa de cuántas cuentas va a procesar —«Importación iniciada: N cuentas. No cierres la ventana hasta que termine.»— y muestra el progreso mientras trabaja.
Durante la importación se ve el recuento en vivo de creadas, duplicadas y fallidas. El aviso es explícito: «Si la cierras, solo se importarán las cuentas procesadas hasta ese momento.»
El resultado
| Cifra | Qué significa |
|---|---|
| Creadas | Cuentas nuevas que han entrado. |
| Duplicadas (ignoradas) | Ya existía una cuenta con ese código. No se toca ni se duplica. |
| Fallidas | Filas que no han podido procesarse. |
Que aparezcan duplicadas no es un error: es la protección que permite repetir una importación sin miedo a duplicar el plan. Si una importación se cortó a medias, basta con repetirla entera.
Los errores por fila
Cuando algo falla, el aviso indica el número de fila y el motivo, lo que permite corregir el Excel sin adivinar:
| Mensaje | Qué corregir |
|---|---|
| Fila N: Código o nombre faltante | Rellenar la celda vacía o borrar la fila. |
| Fila N: Código excede 20 caracteres | Acortar el código. |
| El archivo no contiene cuentas válidas para importar | Revisar los encabezados: probablemente no se usó la plantilla. |
| El cliente seleccionado no es válido para tu cuenta | Elegir otra empresa de la lista. |
Si hay muchos errores, el aviso muestra los primeros e indica cuántos más hay. Corregidos esos, conviene repetir la importación completa: las ya creadas se ignorarán como duplicadas.
Importar o cargar el plan general
| Importar desde Excel | Plan general por país | |
|---|---|---|
| De dónde salen las cuentas | De su fichero | Del plan normalizado del país |
| Incluye sus subcuentas | Sí, las que ponga | No |
| Requiere preparar un fichero | Sí | No |
| Cuándo usarlo | Cuando ya tiene su plan montado en otro programa | Para arrancar de cero |
Las dos vías se pueden combinar: cargar el plan general del país y después importar sus subcuentas propias. Las coincidencias se ignoran.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El botón de importar está bloqueado | No se ha elegido empresa, o no se ha seleccionado archivo. | Completar los dos primeros pasos. |
| Todas las filas salen fallidas | Los encabezados del fichero no son los de la plantilla. | Descargar la plantilla y volcar los datos en ella. |
| Los códigos han perdido el cero inicial | Excel los trató como números. | Formatear la columna como texto y volver a exportar. |
| La importación se cortó a mitad | Se cerró la ventana antes de terminar. | Repetirla entera: las ya creadas se ignoran. |
| Las cuentas no aparecen en el listado | Se importaron a una empresa distinta de la que está filtrada. | Cambiar el filtro por empresa. |