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Subcuentas de IVA, retención y tesorería
Tres cuentas que no son la del gasto ni la del proveedor, y que se olvidan con facilidad porque solo se notan cuando falta alguna: la subcuenta de IVA, la cuenta de retención y la cuenta de tesorería.
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Las tres cuentas, de un vistazo
| Cuenta | Dónde se configura | Cuándo hace falta |
|---|---|---|
| Subcuenta IVA | En el documento | Siempre que el documento lleve impuesto. |
| Cuenta de retención | En el documento | Solo si el documento tiene IRPF o retención. |
| Cuenta de tesorería | En la ficha de la empresa | Solo si se marcan documentos como cobro o pago al contado. |
La diferencia importante es la última columna de la izquierda: las dos primeras se ponen documento a documento; la tercera se configura una vez por empresa.
La subcuenta de IVA
Es la cuenta donde va la cuota del impuesto: el IVA soportado en una compra, el repercutido en una venta. Se elige en la sección de clasificación contable del documento, del mismo plan de cuentas que el resto.
Conviene distinguirla de otra cosa que también se llama IVA y que no tiene nada que ver: el tipo impositivo del artículo, que vive en el maestro de productos y decide si la línea va al 21 o al 10 por ciento. Uno es el porcentaje; la otra, la cuenta donde se anota la cuota.
Y tampoco es el desglose de IVA de la cabecera, que reparte bases y cuotas por tipo. Ese desglose dice cuánto; la subcuenta dice dónde.
La cuenta de retención
Es la cuenta donde se anota la retención practicada —el IRPF de una factura de profesional, típicamente—. Solo tiene sentido en documentos que la lleven.
El importe de la retención se recoge en la sección de importes de la cabecera, con su porcentaje y su cuota. La cuenta que aquí se indica es dónde se contabiliza ese importe.
Un documento con retención y sin cuenta de retención asignada se contabiliza incompleto: la cuota queda sin destino.
La cuenta de tesorería
Es la caja o el banco de la empresa, y no se configura en el documento sino en la ficha de la empresa o cliente gestionado. La propia pantalla la describe así: «Caja o banco del cliente (570/572). Es la contrapartida del asiento de pago de las facturas marcadas como cobro/pago al contado.»
Su papel es concreto: cuando un documento se marca como liquidado al contado, hace falta una cuenta contra la que hacer el pago. Esa es.
Si no marca documentos como cobro o pago al contado, esta cuenta no le hace falta. Solo interviene en ese caso.
Cuenta y subcuenta contrapartida
La ficha de la empresa guarda además una cuenta contrapartida y una subcuenta contrapartida. Son el destino por defecto del asiento cuando no se indica otra cosa en el documento.
Se configuran en la sección de información contable de la ficha, junto a la de tesorería. Son datos de configuración inicial: se ponen una vez y no se vuelven a tocar salvo cambio de criterio.
El aviso de tesorería sin configurar
Al activar el interruptor de cobro o pago al contado en un documento cuya empresa no tiene cuenta de tesorería, la aplicación avisa de inmediato:
«Sin cuenta de tesorería. Este cliente no tiene cuenta de tesorería (570) configurada. El asiento de pago no se generará hasta que la configures en la ficha del cliente.»
No es un error que impida guardar: el documento se guarda igual y el interruptor queda marcado. Lo que no se genera es el asiento de pago. Por eso el aviso indica exactamente dónde se arregla.
Comprobación antes de empezar
Antes de procesar el primer lote de documentos de una empresa, conviene verificar:
- El plan de cuentas está cargado.
- La ficha de la empresa tiene cuenta contrapartida y, si va a usar el contado, cuenta de tesorería.
- Las fichas de los proveedores habituales tienen su cuenta de proveedor y su cuenta de gasto.
- Existen en el plan las subcuentas de IVA que va a necesitar.
- Si trabaja con profesionales, existe la cuenta de retención.
Cinco comprobaciones que llevan diez minutos y evitan revisar documento a documento después.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Avisa de que no hay cuenta de tesorería | La ficha de la empresa no la tiene configurada. | Añadirla en la ficha del cliente o empresa. |
| La cuota de IVA queda sin cuenta | No se indicó subcuenta de IVA en el documento. | Indicarla en la clasificación contable. |
| Se confunde el tipo de IVA con la subcuenta | Son dos cosas distintas con nombre parecido. | El tipo está en el producto; la subcuenta, en el documento. |
| Un documento con IRPF no cuadra | Falta la cuenta de retención. | Asignarla y volver a revisar los importes de la cabecera. |
| El asiento de pago no aparece | El documento está marcado como contado pero no había cuenta de tesorería al guardarlo. | Configurar la cuenta y volver a guardar el documento. |