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Cuentas contables: alta, búsqueda y borrado
La pantalla de cuentas contables es el plan de cuentas de la aplicación: la lista contra la que se eligen todas las cuentas que aparecen en fichas y documentos. Si está vacía, todos esos buscadores aparecen vacíos.
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En esta página
Las cinco acciones
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Nueva | Crea una cuenta a mano. |
| Eliminar | Borra las cuentas marcadas. |
| Importar | Carga cuentas desde un Excel, por empresa. |
| Exportar | Descarga el listado a Excel. |
| Plan general | Carga de una vez el plan contable de un país. |
Para arrancar de cero, la vía rápida es Plan general. Importar tiene sentido cuando ya se tiene un plan propio en una hoja; crear a mano, para cuentas sueltas y subcuentas que se van necesitando.
Las columnas
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Código | El número de la cuenta. Se puede ordenar. |
| Nombre | La denominación de la cuenta. Se puede ordenar. |
| Descripción | Código y nombre juntos, que es como se muestra la cuenta en los buscadores. |
| Cliente | La empresa a la que pertenece la cuenta. Solo aparece cuando se lleva la contabilidad de varias empresas. |
El listado indica abajo el tramo mostrado sobre el total de cuentas, lo que da idea rápida del tamaño del plan cargado.
Crear una cuenta
- Pulse Nueva.
- Escriba el Código. Es obligatorio.
- Escriba el Nombre. También es obligatorio.
- Si lleva varias empresas, indique a cuál pertenece la cuenta.
- Guarde.
La descripción concatenada no se escribe: la compone la aplicación juntando código y nombre, y es el texto que se ve al elegir la cuenta en cualquier buscador.
La confirmación es «Cuenta creada correctamente». Si falta alguno de los dos campos obligatorios, el diálogo lo señala y no guarda.
El código y su límite
El código admite un máximo de 20 caracteres. Es un límite real: en la importación, las filas que lo superan se rechazan y el aviso indica el número de fila.
Veinte caracteres son de sobra para un plan español —ocho o diez dígitos es lo habitual— pero conviene tenerlo presente si su plan usa códigos compuestos con prefijos de empresa o de centro.
El código no se valida contra ninguna norma: la aplicación no comprueba que un 400 sea de proveedores ni que un 600 sea de compras. Guarda lo que se le indique.
Buscar una cuenta
El buscador superior localiza por código o por nombre, con coincidencias parciales. Escribir 600 devuelve todas las que empiezan por ese número; escribir compras, todas las que lo lleven en la denominación.
Cuando se lleva la contabilidad de varias empresas hay además un filtro por empresa, que reduce el listado a las cuentas de una sola.
Los mismos criterios funcionan en los buscadores de cuenta de las fichas y de los documentos, que muestran código y nombre juntos.
Eliminar cuentas
Se puede borrar una cuenta desde su fila, o varias marcándolas y usando el botón de eliminar. En ambos casos hay confirmación previa: la individual muestra el código y el nombre de la cuenta que va a desaparecer.
Antes de borrar una cuenta que ya se está usando, compruebe que ninguna ficha de proveedor o de cliente la tenga asignada. De lo contrario esas fichas quedan sin cuenta y sus documentos dejan de clasificarse solos.
Crear una cuenta sin salir del documento
Al clasificar un documento es habitual descubrir que falta una cuenta. No hace falta ir a esta pantalla: la sección de clasificación contable de la cabecera ofrece un enlace para crear una cuenta contable nueva en un diálogo, con los mismos tres campos —código, nombre y empresa—.
La cuenta creada así queda en el plan como cualquier otra, y desde ese momento aparece en todos los buscadores.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Los buscadores de cuenta aparecen vacíos | No hay plan de cuentas cargado. | Cargar el plan general del país, o importar el suyo. |
| Una cuenta que existe no aparece | Hay un filtro por empresa activo, y la cuenta pertenece a otra. | Quitar el filtro o cambiar de empresa. |
| No deja guardar la cuenta | Falta el código o el nombre. | Completar ambos: los dos son obligatorios. |
| El código no se guarda entero | Supera los 20 caracteres. | Acortarlo. Es el límite del campo. |
| Tras borrar una cuenta, unos documentos dejan de clasificarse | Las fichas que la usaban se quedaron sin cuenta. | Asignarles la cuenta correcta en el maestro correspondiente. |