Documentación/ Contabilidad/ Varias empresas
Contabilidad de varias empresas
Cuando se lleva la contabilidad de varias empresas —una asesoría, o un grupo con varias sociedades— cada una necesita su propio plan de cuentas, sus proveedores y sus clientes, sin mezclarse. La aplicación lo resuelve vinculando cada dato a su empresa.
Cuenta › Empresas y entornos · y el filtro por empresa de cada pantalla
En esta página
Dos formas de trabajar
| Una sola empresa | Varias empresas | |
|---|---|---|
| Plan de cuentas | Único | Uno por empresa |
| Proveedores y clientes | Una sola lista | Separados por empresa |
| Filtro por empresa | No aparece | Aparece en cada pantalla |
| Columna Cliente en los listados | No aparece | Sí |
La segunda forma se activa por configuración de la cuenta. Si no ve los filtros por empresa que se describen aquí, su cuenta trabaja con una sola y no necesita nada de esto.
Dónde aparece la separación
Cuando está activa, tres pantallas cambian de la misma manera:
- Cuentas Contables. Aparece el filtro por empresa y la columna que indica a cuál pertenece cada cuenta.
- Maestro de proveedores. Mismo filtro, misma columna.
- Maestro de clientes. Igual.
Y las tres fichas correspondientes incorporan un campo para indicar la empresa a la que pertenece el registro, que se busca por NIF o por nombre.
La ficha de la empresa
Las empresas se gestionan en su propia pantalla, con dos bloques de datos:
| Bloque | Campos |
|---|---|
| Información básica | Nombre, NIF/CIF, nombre comercial y tasa de impuesto. |
| Información contable | Cuenta contrapartida, subcuenta contrapartida y cuenta de tesorería. |
El NIF es único: la aplicación no admite dos empresas con el mismo, y lo advierte si se intenta —«Ya existe un cliente con este NIF/CIF»—.
La pantalla admite además importar las empresas desde Excel, con una plantilla de cuatro columnas: nombre, NIF/CIF, nombre comercial y tasa de impuesto. El nombre y el NIF son obligatorios.
Sus datos contables
Los tres campos contables de la ficha son los que hacen que el asiento de esa empresa salga completo:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Cuenta contrapartida | El destino por defecto del asiento cuando el documento no indica otro. |
| Subcuenta contrapartida | El detalle de la anterior. |
| Cuenta de tesorería | La caja o el banco contra el que se hace el asiento de pago de los documentos marcados como contado. |
Configurarlos es parte del alta de una empresa nueva. Sin ellos, sus documentos se procesan, pero llegan al programa contable con huecos.
Filtrar por empresa
El filtro superior de cada listado reduce lo que se ve a una sola empresa. Es la forma normal de trabajar: se elige la empresa al empezar la jornada y todo lo que aparece pertenece a ella.
Es también la causa número uno de que «falte» un dato. Si una cuenta, un proveedor o un cliente no aparece, lo primero que hay que mirar es qué empresa está filtrada.
El filtro tiene una opción para ver todas a la vez, útil para auditar pero incómoda para trabajar: los códigos de cuenta se repiten entre empresas y el listado se vuelve ambiguo.
Importar por empresa
La importación de cuentas contables obliga a elegir la empresa antes de subir el fichero. Es el primero de sus cuatro pasos, y el botón de importar permanece bloqueado hasta que se elige.
Tiene una consecuencia práctica: para cargar el mismo plan en tres empresas hay que hacer tres importaciones, una por empresa, con el mismo fichero. No hay una carga que cubra a todas.
Lo mismo aplica a la carga del plan general por país: se carga en la empresa que corresponda.
Cuentas globales
El campo de empresa de una cuenta contable no es obligatorio. Una cuenta sin empresa asignada no pertenece a ninguna en particular.
En la práctica conviene evitarlo cuando se trabaja con varias empresas: una cuenta sin empresa desaparece de la vista en cuanto se filtra, y acaba siendo difícil de encontrar. Lo recomendable es asignar siempre la empresa.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Una cuenta que se acaba de crear no aparece | Se creó sin empresa, o en una distinta de la filtrada. | Comprobar el filtro y el campo de empresa de la cuenta. |
| Las cuentas importadas no se ven | Se importaron a otra empresa. | Cambiar el filtro. La empresa se elige en el paso 1 de la importación. |
| No deja crear una empresa | Ya existe otra con el mismo NIF. | Buscarla en el listado: probablemente ya está creada. |
| Hay que repetir la carga del plan en cada empresa | Los planes son por empresa. | Es el comportamiento previsto. Repetir la carga por cada una. |
| Los proveedores de dos empresas aparecen mezclados | No hay filtro aplicado. | Elegir la empresa en el filtro superior del listado. |