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PDF de varias páginas y auto-unificar
Cada PDF se procesa página a página para garantizar la extracción de datos, y después auto-unificar vuelve a juntar las páginas del mismo documento. Viene activado, y solo hay un caso en el que hay que apagarlo.
Cargar documentos › Auto-unificar todos
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Motivo de la lectura página a página
Podría parecer un rodeo, pero es lo que hace fiable la lectura: procesar cada página por separado garantiza que ninguna se quede a medias, con independencia de cuántas tenga el archivo o de cómo esté maquetado.
El coste de esa decisión es que un documento de cinco páginas produciría cinco documentos. Ahí entra auto-unificar.
Qué hace auto-unificar
La propia pantalla lo resume: con Auto-unificar, activo por defecto, «las facturas y albaranes de varias páginas se vuelven a juntar automáticamente — sin pasos manuales».
Hay dos interruptores:
| Interruptor | Alcance |
|---|---|
| Auto-unificar todos, en la cabecera | Toda la tanda. |
| Auto-unificar, en cada archivo | Ese archivo concreto. |
Eso permite lo habitual: dejar el general activado y apagarlo solo en el archivo que lo necesite.
La fila mientras se unen las páginas
Un PDF de varias páginas se lee página a página, así que la unión tarda unos segundos. Durante ese rato el listado muestra una sola fila para todo el archivo, con fondo azul claro, el nombre del archivo, un icono girando y el avance:
La etiqueta dice cuántas páginas han llegado: Uniendo páginas · 3 de 5.
Esa fila no se puede abrir ni marcar, y no cuenta en los totales de la cabecera, porque sus datos todavía están incompletos.
Actualización automática
Mientras haya una fila uniéndose, el listado se actualiza solo cada pocos segundos. No hay que recargar la página. Cuando las páginas terminan de unirse, la fila pasa a ser la factura o el albarán, con todos sus datos.
La actualización respeta dónde estás: mantiene la página del listado, la posición y los documentos que tengas marcados.
Páginas que no llegan
Si pasan cinco minutos sin que lleguen páginas nuevas y el grupo está incompleto, la fila cambia a naranja y muestra Faltan páginas · 3 de 5 con el texto «No han llegado todas las páginas». El botón Unir las recibidas une en un documento las páginas que sí han llegado.
Ver las páginas por separado
El botón Ver páginas despliega las páginas sueltas, para revisar una concreta sin esperar a que termine la unión. Cada una lleva una etiqueta azul junto a su número —Pág. 2 de 5— y al pulsarla vuelven a agruparse en una sola fila.
El listado sigue actualizándose mientras las miras sueltas. Si la unión termina en ese momento, aparece directamente el documento unido.
Pasadas 24 horas, un grupo que no ha terminado de unirse deja de mostrarse agrupado y sus páginas vuelven al listado como documentos sueltos. Desde ahí se unen a mano con Unificar seleccionados.
Listados donde aparece
En los listados de facturas, gastos, ventas y albaranes, y solo en las cargas con auto-unificar activo y archivos de más de una página. Los grupos de fotos que se suben como un documento único se comportan igual.
El único caso para desactivarlo
Desactívelo cuando un mismo PDF contenga varias facturas distintas. Así cada página se mantiene como documento independiente.
Es el caso del PDF que llega del gestor con doce facturas seguidas, o del escaneo de una tanda entera. Con auto-unificar activo, las doce se convertirían en una sola.
Fuera de ese caso, déjelo activado. Es lo que evita el trabajo manual.
Deseleccionar páginas antes de procesar
Al pulsar sobre un archivo se ven sus páginas y se pueden quitar las que no aporten: portadas, publicidad, condiciones generales, hojas en blanco.
La propia pantalla lo recuerda con el motivo: se cobra por página procesada. Quitar tres hojas de publicidad en cada factura de un proveedor habitual se nota en el consumo del mes.
Si se olvidó
No hay que borrar y volver a subir. Desde el listado:
- Unificar seleccionados une exactamente los que se marquen, con un mínimo de dos. Antes de confirmar, la ventana permite quitar el que se haya marcado por error.
Si un PDF con varias facturas se unificó por error, la salida es separar el documento y volver a montarlo.
Los totales tras unificar
Al unificar, el documento resultante conserva los totales e impuestos que tenía en ese momento: no se recalculan solos. Después de una unificación —o de separar y volver a unir— repasa la cabecera.
Es la comprobación que evita el caso más molesto: un documento correctamente unido pero con los totales de una sola de sus páginas.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Un PDF de doce facturas entró como una sola | Auto-unificar estaba activo. | Separar el documento; y desactivarlo en ese archivo la próxima vez. |
| Una factura de cinco páginas entró como cinco documentos | Auto-unificar estaba desactivado. | Unificarlos desde el listado. |
| El consumo es mayor de lo esperado | Se procesaron páginas que no aportaban. | Deseleccionarlas antes de procesar. |
| Los totales no cuadran tras unificar | No se recalculan al unir. | Revisar la cabecera del documento resultante. |
| La fila azul no deja abrir el documento | Las páginas todavía se están uniendo y los datos están incompletos. | Esperar a que termine, o pulsar Ver páginas para revisar una suelta. |
| La fila lleva un rato en naranja | Han pasado cinco minutos sin recibir el resto de las páginas. | Pulsar Unir las recibidas, o volver a subir el archivo completo. |
| Se busca el botón de Auto-Unificar en el listado | Se retiró: lo automático se decide al cargar, con la casilla. | Unir a mano con Unificar seleccionados, o volver a cargar con la casilla puesta. |