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Carpeta de Dropbox: dejar documentos y que se procesen solos
Se conecta una carpeta de Dropbox y todo lo que se deje en ella se procesa solo. Va bien cuando ya se guardan ahí los documentos, o cuando varias personas los dejan desde el móvil sin entrar en la aplicación.
Cuenta › Conexión Dropbox
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Requisitos
- Rol de administrador.
- Una cuenta de Dropbox con permiso para autorizar aplicaciones.
- Plan activo. La conexión no está disponible durante el periodo de prueba: la propia pantalla lo indica.
Paso 1: preparar la carpeta
En Dropbox, cree una carpeta nueva y vacía, por ejemplo «Dijit Facturas».
Que sea nueva y vacía importa. Conectar una carpeta que ya contiene años de documentos hará que se procesen todos, con el consumo de plan que eso supone.
Paso 2: conectar la cuenta
- Pulse Conectar Dropbox.
- Entre en Dropbox y acepte el permiso.
- Volverá a la aplicación con la cuenta enlazada.
El consentimiento se abre en la misma pestaña. No cierre la ventana ni abra el proceso en otra pestaña a mitad: la autorización se perdería y habría que empezar de nuevo.
Paso 3: elegir carpeta y tipo
Recién conectada, la conexión aparece como sin configurar: falta decir qué carpeta vigilar. El botón Elegir carpeta completa la configuración.
Al elegirla se indica también el tipo de documento, con una advertencia explícita: «Todos los documentos de esta carpeta se procesarán con este tipo.»
Ambos se pueden cambiar después con la acción de cambiar carpeta o tipo.
Separar por tipo de documento
Como el tipo es de la carpeta, la forma de manejar varios tipos es tener varias carpetas:
| Carpeta en Dropbox | Tipo asignado |
|---|---|
| Dijit Facturas | Facturas de compra |
| Dijit Gastos | Facturas de gasto |
| Dijit Albaranes | Albaranes |
Se conectan por separado, cada una con su tipo. Es lo que recomienda la propia ayuda de la pantalla, y evita tener que corregir el tipo documento a documento después.
Cuándo se revisa la carpeta
La revisión automática es una vez al día, a las 06:15. No es continua: dejar un documento no lo procesa al instante.
Para procesar algo en el momento está el botón Sincronizar ahora, que revisa la carpeta al instante.
Es el mismo modelo que la entrada por correo, con quince minutos de diferencia en el horario automático.
Los estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Sin configurar | La cuenta está conectada pero falta elegir la carpeta. |
| OK | La última revisión funcionó. |
| Error | La última revisión falló. |
| Sin sincronizar | Todavía no se ha ejecutado ninguna. |
Junto al estado se ve la fecha de la última sincronización. Si lleva días sin moverse, la conexión está rota o el permiso de Dropbox se ha revocado.
Cómo usarla en el día a día
La regla que hace que esto funcione es una sola:
Arrastre a esa carpeta solo los documentos pendientes de procesar. No es una carpeta de archivo: es una bandeja de entrada.
Usarla como archivo histórico tiene dos consecuencias: se reprocesa lo que no toca, y se consume plan sin necesidad.
Es especialmente cómoda cuando varias personas —comerciales, encargados de tienda— tienen que aportar documentos sin aprender a usar la aplicación: les basta con dejar la foto o el PDF en la carpeta compartida.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No deja conectar Dropbox | La cuenta está en periodo de prueba. | Activar el plan. |
| La conexión queda «sin configurar» | Falta elegir la carpeta. | Pulsar «Elegir carpeta» y asignar el tipo. |
| Se procesaron cientos de documentos antiguos | Se conectó una carpeta que ya tenía contenido. | Conectar siempre una carpeta nueva y vacía. |
| Los documentos entran con el tipo equivocado | El tipo es el de la carpeta, no el del documento. | Usar una carpeta por tipo, o cambiar el tipo de la conexión. |
| Se dejó un documento y no aparece | La revisión automática es diaria, a las 06:15. | Pulsar «Sincronizar ahora». |
| La conexión dejó de traer nada | El permiso de Dropbox se revocó. | Volver a conectar la cuenta. |