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Entrada por correo: conectar un buzón
Se conecta un buzón y los documentos que llegan a él se procesan solos. Es la vía de entrada que menos trabajo diario exige, y la que más dudas genera al configurarla, sobre todo con Gmail y Outlook.
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Requisitos
- Rol de administrador. Sin él, la pantalla muestra un aviso de acceso denegado.
- Una sola cuenta de correo conectada. Para conectar otra hay que eliminar la actual.
- Un buzón con acceso IMAP y sus credenciales.
Crear la conexión
- Pulse el botón de nueva conexión.
- Elija el proveedor: se autocompleta la configuración del servidor.
- Escriba la dirección de correo y la contraseña.
- Indique la carpeta a vigilar y el tipo de documento.
- Pruebe la conexión antes de guardar.
- Guarde.
Elegir proveedor
| Proveedor | Servidor | Puerto | Cifrado |
|---|---|---|---|
| Gmail | imap.gmail.com | 993 | Sí |
| Outlook / Office 365 | outlook.office365.com | 993 | Sí |
| Manual | Se escribe a mano | 993 por defecto | Sí |
Elegir Gmail u Outlook rellena servidor, puerto y cifrado solo. La opción manual es para cualquier otro proveedor: hay que pedirle los datos IMAP a quien administre ese correo.
El usuario IMAP es normalmente la misma dirección de correo, y así lo indica la propia pantalla. Solo cambia en instalaciones que separan usuario y dirección.
Gmail y Outlook: contraseña de aplicación
Con Gmail y con Outlook no funciona la contraseña normal del buzón. Hay que generar una contraseña de aplicación y usar esa. Es la causa número uno de que la conexión falle.
Una contraseña de aplicación es una clave específica que el proveedor de correo genera para que un programa externo acceda al buzón. Se genera desde la configuración de seguridad de esa cuenta de correo, no desde Dijit.app, y normalmente requiere tener activada la verificación en dos pasos.
Al editar una conexión existente, el campo de contraseña aparece vacío: dejarlo en blanco conserva la que estaba guardada.
El aviso de Outlook y Office 365
La pantalla muestra un aviso específico para estas cuentas, porque Microsoft cambió su política: «Microsoft ya no permite conectar el correo con la contraseña normal del buzón.» Y da dos salidas, ambas del lado del correo:
| Opción | Qué hacer |
|---|---|
| 1 (recomendada) | Generar una contraseña de aplicación para esa cuenta y usarla. Requiere verificación en dos pasos activada. |
| 2 | Reactivar el acceso IMAP del buzón desde el panel de administración de Microsoft 365. |
El aviso termina con el dato práctico: en ambos casos lo debe hacer el administrador del correo de su empresa, no se resuelve desde Dijit.app.
La carpeta y el tipo de documento
La conexión vigila una carpeta concreta del buzón, no el buzón entero. Por defecto la bandeja de entrada, pero se puede indicar cualquier otra.
Usar una carpeta propia es lo recomendable: se crea una regla en el correo que mueve a ella lo que interese, y así solo entra en Dijit.app lo que debe entrar. Vigilar la bandeja de entrada completa hace que se procese cualquier adjunto que llegue.
El tipo de documento se fija en la conexión: todo lo que entre por ella se procesará con ese tipo —facturas de compra, gastos, albaranes o facturas de venta—.
Probar la conexión
El botón de probar comprueba las credenciales antes de guardar. Necesita servidor, usuario y contraseña rellenos; si falta alguno, lo dice.
Es el paso que conviene no saltarse: una conexión guardada con la contraseña equivocada simplemente no trae nada, y el problema se descubre días después.
Cuándo se revisa el buzón
La revisión automática es una vez al día, a las 06:00, y procesa solo los correos del último día. No es continua.
Para procesar algo al momento existe el botón Sincronizar ahora, que revisa el buzón en ese instante. Al terminar informa de cuántos correos ha encontrado y cuántos documentos ha procesado.
Dos comportamientos que conviene conocer:
- Si quedan más correos por procesar, la aplicación lo avisa y basta con volver a pulsar: continúa donde se quedó.
- Si ya hay una sincronización en curso, no se lanza otra: hay que esperar.
Si se alcanza el límite de documentos del plan, la sincronización se detiene y lo dice expresamente.
El estado de la conexión
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| OK | La última sincronización funcionó. |
| Error | La última sincronización falló. Revisar credenciales. |
| Sin sincronizar | Nunca se ha ejecutado. |
Junto al estado se muestra la fecha de la última sincronización. Es el dato que revela una conexión rota: si lleva días sin actualizarse, algo pasa.
La conexión se puede desactivar sin borrarla, para pararla temporalmente conservando su configuración.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No se puede entrar en la pantalla | El usuario no tiene rol de administrador. | Pedírselo al administrador de la cuenta. |
| La prueba falla con Gmail u Outlook | Se está usando la contraseña normal del buzón. | Generar una contraseña de aplicación y usar esa. |
| No deja conectar un segundo correo | Solo se admite una cuenta conectada. | Eliminar la actual, o usar carpetas y reglas dentro del mismo buzón. |
| Llegó una factura y no aparece | La revisión automática es diaria, a las 06:00. | Pulsar «Sincronizar ahora». |
| La sincronización no trae correos antiguos | El proceso automático solo mira el último día. | Usar la sincronización manual, que continúa donde se quedó. |
| Se procesan adjuntos que no interesan | Se está vigilando la bandeja de entrada completa. | Crear una carpeta específica y una regla en el correo. |
| La sincronización se detiene | Se alcanzó el límite de documentos del plan. | Ampliar el plan. |