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Documentos y páginas procesados
Documentos y páginas son dos cuentas distintas, y la que consume plan no siempre es la que se mira. Además hay un detalle que genera la mayor parte de las dudas: borrar un documento no devuelve el consumo.
Panel de control · y Cuenta › Información usuario
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Documentos y páginas
| Concepto | Qué cuenta | Ejemplo |
|---|---|---|
| Documento | Cada factura, albarán o gasto registrado. | Una factura de cuatro hojas es un documento. |
| Página | Cada hoja procesada. | Esa misma factura son cuatro páginas. |
El panel muestra las dos cifras en cada tarjeta de tipo de documento, y también en el bloque de totales. Ninguna de las dos es «la buena»: dependen de para qué se miren.
Los eliminados siguen contando
El panel separa activos de eliminados precisamente porque los segundos siguen sumando. La pantalla de consumo lo dice sin rodeos: «Consumo de la empresa (incluye eliminados)».
La razón es sencilla: el trabajo de procesar el documento ya se hizo. Se leyó, se extrajeron sus datos y se generaron sus líneas. Borrarlo después retira el documento de los listados, pero no deshace el proceso.
La consecuencia práctica: borrar no es una forma de recuperar cupo. Si se ha agotado el plan, la vía es ampliarlo, no vaciar la papelera.
Dónde se ve el consumo real
| Pantalla | Qué muestra |
|---|---|
| Panel de control | Documentos y páginas procesados, por tipo y en total, según los filtros aplicados. |
| Cuenta › Información usuario | El plan contratado, el consumo del periodo y el consumo de la empresa. |
| Cuenta › Mi plan | El límite contratado y lo que queda. |
El panel sirve para analizar el volumen de trabajo; las pantallas de cuenta, para saber cuánto queda de plan. Son preguntas distintas y no tienen por qué dar la misma cifra, porque el panel responde al rango de fechas filtrado y el plan, al periodo de facturación.
Consumo de la empresa frente al suyo
La pantalla de información del usuario distingue dos cifras:
- Su consumo del periodo: lo que ha procesado usted.
- Consumo de la empresa: la suma de todos los usuarios. La propia pantalla lo aclara —«Suma el consumo de todos los usuarios de la empresa e incluye los documentos eliminados»—.
El límite del plan se aplica sobre la cifra de empresa, no sobre la individual. Es habitual que un usuario vea un consumo bajo y la empresa esté cerca del límite.
Si el consumo no aparece, la pantalla lo indica en lugar de mostrar un cero engañoso. Suele ser algo puntual: vuelva a entrar más tarde.
Qué unidad consume su plan
No es la misma para todos los tipos de cuenta:
| Tipo de cuenta | Unidad de consumo |
|---|---|
| Empresa | Páginas. |
| Asesoría contable | Facturas. |
Es la diferencia que hace que dos cuentas con el mismo volumen aparente consuman cosas distintas. Una asesoría que procesa facturas de una página consume igual que si fueran de cinco.
Cómo reducir el consumo
Si el consumo va por encima de lo previsto, tres palancas reales:
- No subir dos veces lo mismo. Los duplicados consumen igual. La detección de duplicados ayuda a localizarlos, pero el consumo ya se produjo.
- Evitar subir páginas que no aportan: portadas, hojas en blanco, condiciones generales repetidas. Al dividir un PDF se puede elegir qué páginas entran.
- Revisar las entradas automáticas. Un buzón de correo o una carpeta conectada que recoge más de lo que debería consume sin que nadie lo note.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Se borraron documentos y el consumo no baja | Los eliminados siguen contando. | Es el comportamiento previsto. Para más capacidad, ampliar el plan. |
| El consumo del usuario no coincide con el de la empresa | Son cifras distintas: individual y agregada. | El límite se aplica sobre la de empresa. |
| El panel da un número y la pantalla de plan, otro | El panel responde a los filtros; el plan, al periodo de facturación. | Comparar solo periodos equivalentes. |
| El consumo crece sin que nadie suba nada | Hay una entrada automática activa: correo o carpeta conectada. | Revisar las conexiones y lo que están recogiendo. |
| Las páginas suman más que los documentos por mucho | Hay documentos de muchas hojas. | Normal. Al dividir un PDF se puede acotar qué páginas entran. |