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Los mayores proveedores y los artículos más comprados
Dos rankings responden a las preguntas de negociación: a quién se le compra más y qué se compra más. Los dos se calculan sobre albaranes, y eso condiciona cómo hay que leerlos.
Panel de control › Top 10 Proveedores y Top 10 Ítems
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Los dos rankings
| Ranking | Ordena por | Base de cálculo |
|---|---|---|
| Top 10 Proveedores | Importe neto. | Albaranes. |
| Top 10 Ítems | Cantidad comprada. | Albaranes. |
Se presentan como gráficos de barras, y cada uno tiene su botón de exportación a Excel.
Por qué sobre albaranes
El albarán registra lo que ha entrado físicamente, con su detalle de líneas. La factura agrupa y puede llegar semanas después, o cubrir varios albaranes de golpe.
Para saber qué se consume y en qué cantidades, el albarán es el dato más cercano a la realidad del almacén.
La contrapartida: si su empresa no procesa albaranes —solo facturas— los dos rankings estarán vacíos o incompletos. No es un fallo del panel: no hay datos con los que construirlos.
Top 10 proveedores
Ordena por importe neto, es decir, base imponible: sin IVA. Es lo correcto para comparar proveedores, porque el impuesto no es coste.
Responde a la pregunta de con quién se concentra la compra. Es el punto de partida de cualquier negociación: los cinco primeros suelen explicar la mayor parte del gasto.
Top 10 artículos
Ordena por cantidad comprada, no por importe. Responde a qué se mueve más, que no siempre coincide con qué cuesta más.
Un artículo barato que se compra a diario puede encabezar este ranking sin aparecer en el primero. Y es justamente donde una mejora pequeña de precio tiene más efecto acumulado.
La calidad de este ranking depende de que los artículos estén unificados. El mismo producto con dos descripciones distintas aparece como dos artículos y ninguno de los dos llega al top.
El Excel trae más que el gráfico
El gráfico muestra diez. El botón de exportar a Excel descarga la lista completa, sin ese límite.
Es la diferencia que hace útil la exportación: para negociar no basta con los diez primeros, hace falta ver dónde está la cola larga y qué proveedores compiten en los mismos artículos.
La exportación respeta el rango de fechas y el proyecto que estén filtrados. Si no hay fechas seleccionadas, no se genera nada: el rango es obligatorio para estas descargas.
Para qué sirven de verdad
- Preparar una negociación. Llegar sabiendo cuánto se le compra a ese proveedor y qué peso tiene en el total.
- Detectar concentración. Si un proveedor concentra demasiado, hay un riesgo de suministro que conviene medir.
- Elegir dónde mirar el precio. Los artículos de más rotación son donde una subida pasa más desapercibida y más cuesta.
- Comparar periodos. Cambiar el rango de fechas y ver qué se ha movido en el ranking dice más que la cifra absoluta.
Los sesgos que conviene conocer
| Sesgo | Efecto |
|---|---|
| Albaranes sin valorar | El proveedor aparece más abajo de lo que le corresponde. |
| Artículos duplicados en el maestro | El consumo se reparte y ninguno destaca. |
| Proveedores duplicados | Lo mismo, a nivel de proveedor. |
| Unidades distintas para el mismo artículo | Las cantidades no son comparables entre sí. |
| Compras que no pasan por albarán | No aparecen en ninguno de los dos rankings. |
Los tres primeros se resuelven con el mantenimiento de los maestros: unificar duplicados y fijar unidades. Es trabajo que se hace una vez y mejora todos los informes a la vez.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Los rankings salen vacíos | No se procesan albaranes, o no hay ninguno en el periodo. | Ampliar el rango. Si no se usan albaranes, estos rankings no aplican. |
| Falta un proveedor que se sabe que es grande | Sus albaranes llegan sin valorar. | Comprobarlo en el listado de albaranes de ese proveedor. |
| Un artículo aparece dos veces con nombres parecidos | Está duplicado en el maestro. | Unificarlo desde el maestro de productos. |
| La exportación no se descarga | Falta alguna de las dos fechas del filtro. | Indicar el rango completo. |
| El Excel trae más filas de las esperadas | Trae la lista completa, no solo el top 10. | Es el comportamiento previsto y suele ser lo que se necesita. |