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Resúmenes de compras, gastos, ventas y albaranes
Cuatro tarjetas, una por tipo, con las mismas tres cifras: base imponible, total de IVA y total importe. Lo importante no es leerlas, sino saber qué se puede sumar entre ellas y qué no.
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En esta página
Las cuatro tarjetas
| Tarjeta | Qué agrupa |
|---|---|
| Resumen Facturas de Compra | Lo facturado por sus proveedores. |
| Resumen Facturas de Gasto | Los gastos que no pasan por almacén. |
| Resumen Facturas de Venta | Lo facturado por usted. |
| Resumen Importes Albaranes | Lo servido, según los albaranes. |
Las tres cifras
| Cifra | Qué es |
|---|---|
| Base imponible | El importe antes de impuestos. |
| Total IVA | La suma de las cuotas de impuesto. |
| Total importe | El total del documento, impuestos incluidos. |
Salen de la cabecera de cada documento, no de la suma de sus líneas. Es la misma cifra que usted revisó y aprobó: si un documento tenía mal el total, aquí aparece mal.
El resumen de albaranes
Es el que más matices tiene, y la propia tarjeta lo señala: indica sobre cuántos albaranes está calculado.
Esa cifra es la clave para interpretarlo. Si el resumen se calcula sobre ochenta albaranes y en el periodo entraron ciento veinte, hay cuarenta sin valorar: llegaron sin importes y no suman.
Los albaranes sin valorar son habituales en sectores donde el proveedor sirve primero y factura después. No es un error, pero hace que el resumen esté siempre por debajo de lo realmente recibido.
Lo que no hay que sumar
Compras y albaranes no se suman. El mismo género aparece en el albarán cuando llega y en la factura cuando se factura. Sumarlos duplica el gasto.
La regla general para leer estas tarjetas:
| Para saber… | Mire… |
|---|---|
| Cuánto se ha gastado | Compras + gastos. |
| Cuánto se ha ingresado | Ventas. |
| Cuánto ha entrado de género | Albaranes, teniendo en cuenta los no valorados. |
| Si el proveedor factura lo que sirve | Comparar albaranes con compras, no sumarlos. |
Dependen de los filtros
Las cuatro tarjetas se recalculan con el rango de fechas y con el proyecto que estén aplicados. Un filtro de proyecto activo deja fuera todo lo que no lo tenga asignado.
Es la causa más frecuente de que una cifra «no cuadre»: no falta nada, está filtrado.
Cuando no cuadra con la contabilidad
Estas cifras y las del programa contable no tienen por qué coincidir. Cuatro motivos legítimos:
- Documentos pendientes de revisión, cuyos importes aún no son definitivos.
- Documentos eliminados, que dejan de sumar aquí.
- Criterio de fecha distinto: aquí manda la fecha del documento; en contabilidad puede mandar la de registro.
- Documentos que no se han enviado todavía al programa contable.
El panel es una herramienta de gestión, no un cierre contable. Para cuadrar con la contabilidad, la vía es el listado filtrado y exportado, no estas tarjetas.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El resumen de albaranes es mucho menor de lo esperado | Hay albaranes sin valorar. | Comparar el recuento de la tarjeta con el total de albaranes del periodo. |
| El gasto sale el doble | Se sumaron compras y albaranes. | No se suman: son el mismo género en dos momentos. |
| Una tarjeta está a cero | No hay documentos de ese tipo en el periodo, o hay filtro de proyecto. | Restablecer los filtros. |
| No coincide con el programa contable | Criterios de fecha y de estado distintos. | Comparar sobre el listado filtrado, no sobre el panel. |
| El IVA parece bajo | Hay documentos con IVA sin desglosar o mal leído. | Revisar los documentos marcados para revisión de importes. |