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Excel personalizado: pedir un informe a medida
Cuando ninguna exportación da exactamente lo que hace falta, se puede definir el informe columna a columna y enviárselo al equipo de soporte, que lo construye. La pantalla no genera el Excel: genera la petición.
Herramientas › Configuración de Excel Personalizado
En esta página
Qué es y qué no es
| Es | No es |
|---|---|
| Un formulario para describir el informe que necesita. | Un generador de informes. |
| Una petición estructurada al equipo de soporte. | Una descarga inmediata. |
| La forma de que el informe se construya una vez y quede disponible. | Algo que se rehace cada mes. |
La propia pantalla lo enuncia: «Configure las columnas de su reporte de Excel personalizado. Complete el formulario con el máximo detalle y envíelo al equipo de soporte.»
El formulario
Es una tabla en la que cada fila es una columna del Excel que quiere recibir. Se añaden tantas filas como columnas necesite el informe.
Encima de la tabla hay una serie de interruptores que muestran u ocultan los campos avanzados de cada fila. Sirven para no tener delante diez columnas cuando solo se van a usar dos.
Qué se define en cada columna
| Campo | Para qué sirve | Obligatorio |
|---|---|---|
| Columna | La posición o el nombre de la columna en el Excel. | Sí |
| Concepto | Qué dato quiere ahí. Por ejemplo, la fecha de la factura. | Sí |
| Origen | Si el dato sale del documento o de fuera. | Según el caso |
| Valor fijo | Un texto que se repite en todas las filas. | No |
| Campo vacío | Una columna que debe ir en blanco. | No |
| Fórmula | Un cálculo, en notación de hoja de cálculo. | No |
| Tipo de cuenta contable | Qué cuenta debe aparecer. | No |
| Comentarios | Notas para quien lo construya. | No |
| Otros | Cualquier dato adicional. | No |
Columna y concepto son los dos que siempre hay que rellenar. El resto se usa cuando aporta algo.
Origen: documento o externo
Cada columna puede tomar el dato de dos sitios:
- Documento: un campo de los que ya existen en la aplicación. Al elegir este origen hay que seleccionar cuál de una lista.
- Externo: un dato que no está en el documento, y que se define con un valor fijo, una fórmula o una nota.
Las columnas de valor fijo son útiles para lo que el importador del otro programa exige y no depende del documento: un código de empresa, un tipo de asiento, un ejercicio.
Lo que comprueba antes de enviar
| Aviso | Qué falta |
|---|---|
| Debe agregar al menos una fila para configurar | El formulario está vacío. |
| La fila N está incompleta. Complete Columna y Concepto | Faltan los dos campos obligatorios de esa fila. |
| La fila N requiere seleccionar un campo del documento | Se eligió origen documento sin decir cuál. |
Los avisos indican el número de fila, de modo que no hay que revisar el formulario entero buscando el hueco.
Enviar a soporte
El botón de enviar remite la configuración al equipo de soporte. La confirmación es «Solicitud enviada correctamente al equipo de soporte».
A partir de ahí es una conversación normal de soporte: se revisa la petición, se aclara lo que haga falta y se construye el informe.
Cómo pedirlo bien
- Parta de un ejemplo real. Si su programa importa un fichero con un formato concreto, adjuntar ese formato ahorra media docena de correos.
- Use el campo de comentarios. Es donde caben las reglas que no encajan en una columna: qué documentos entran, con qué criterio de fecha, qué hacer con los que están a cero.
- Diga para qué es. Saber si el destino es un importador, una hoja de control o una auditoría cambia cómo se construye.
- Pida lo que necesita, no todo. Un informe con cuarenta columnas es más difícil de mantener y de leer que uno con doce.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No deja enviar | Hay filas incompletas. | Revisar la fila que indica el aviso. |
| No se sabe qué campo elegir | El concepto no corresponde a un campo del documento. | Usar origen externo y explicarlo en comentarios. |
| Se envió la solicitud y no llega el informe | La construcción no es inmediata: la hace el equipo. | Esperar la respuesta de soporte. |
| El informe recibido no es lo que se esperaba | La petición no recogía alguna regla. | Responder al hilo de soporte con la corrección concreta. |
| Se necesita el informe cada mes | Es lo habitual. | Indicarlo al pedirlo: se construye para repetirse. |