Documentación/ Integraciones con el ERP/ SAP por tipo de documento
SAP: qué necesita cada tipo de documento
SAP no pide lo mismo a una factura de compra que a un gasto. Esta es la tabla que resuelve la pregunta más repetida de esta integración: por qué unos documentos se envían sin asignar artículos y otros no.
Documento › pestaña de artículos › Asignación de Artículos ERP
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La tabla de requisitos
| Tipo de documento | Artículo | Cuenta | Lote |
|---|---|---|---|
| Factura de compra | Sí | Sí | Sí |
| Factura de transporte | Sí | Sí | No aplica |
| Factura de gasto | No se pide | Sí | No aplica |
La aplicación lo resume así en su ayuda: «facturas de compra: artículo, cuenta y lote · facturas de transporte: artículo y cuenta · gastos: solo la cuenta.»
Facturas de compra
Son las más exigentes: cada línea necesita artículo del catálogo, cuenta contable y lote.
- El artículo se elige de la lista. No admite texto libre.
- La cuenta puede dejarse vacía si el artículo ya tiene la suya en SAP.
- El lote se escribe en su columna, que en este tipo de documento se muestra siempre, aunque el usuario la hubiera ocultado en el selector de columnas.
Que la columna de lote se fuerce visible en facturas de compra no es casualidad: si estuviera oculta, el dato faltaría y el envío fallaría sin que se viera la causa.
Facturas de transporte
Necesitan artículo y cuenta. No llevan lote, porque un porte no mueve mercancía con trazabilidad propia.
La columna de fecha de caducidad tampoco aparece en este tipo, por el mismo motivo.
Facturas de gasto
Necesitan solo la cuenta contable. Y en este tipo, el diálogo de asignación ni siquiera muestra el buscador de artículos ni el código de referencia: queda a la vista únicamente la cuenta.
Buscar el campo de artículo en una factura de gasto es buscar algo que, por diseño, no está.
Por qué es así
La lógica es contable, no técnica:
| Tipo | Qué documenta | Qué necesita SAP |
|---|---|---|
| Compra | Entrada de mercancía en almacén. | Saber qué artículo entra y de qué lote, para el inventario y la trazabilidad. |
| Transporte | Un servicio asociado a mercancía. | Saber qué concepto es y dónde se imputa. |
| Gasto | Un consumo que no pasa por almacén. | Solo dónde se imputa. |
Un gasto de electricidad no tiene artículo de almacén. Pedirlo sería inventarse un dato.
Comprobación antes de enviar
Antes de mandar un lote a SAP, una pasada rápida por tipo:
- En facturas de compra, mirar la columna ERP: si alguna línea muestra un guion, falta el artículo. Y comprobar que la columna Lote está rellena.
- En transporte, lo mismo con el artículo y la cuenta.
- En gastos, comprobar solo que hay cuenta.
La insignia ERP de la lista de artículos es la forma más rápida: con valor, la línea está asignada; con guion, no.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Un gasto se envió sin asignar artículos y una compra no | Son requisitos distintos por tipo. | No es una incidencia. Es la regla de cada tipo. |
| Falta el lote y la columna no se ve | El documento no es una factura de compra. | En otros tipos el lote no se gestiona ni se pide. |
| SAP rechaza una compra por falta de lote | Alguna línea lo tiene vacío. | Rellenarlo en la columna Lote y reenviar. |
| No aparece el buscador de artículos | Es una factura de gasto. | Completar la cuenta contable, que es lo único que se pide. |
| La cuenta se dejó vacía y fue a otra distinta | SAP la dedujo del artículo o usó la de por defecto. | Indicarla expresamente en esa línea. |